集团OA建设中致命的数据管控错误

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所属分类:OA

CIO们在OA办公自动化系统的选型和实施过程中,越来越发现集团化的新形势下,他们在OA系统的数据管理方面,正在犯着一些致命的错误,这些错误有的严重干扰了集中管控的集团化思路,有的错误割裂了管理界线导致各自为政......

 

    OA产品(又名:OA软件、OA系统、OA办公系统、办公自动化系统、协同软件),经过近二十年的技术变迁和功能上的升级换代,在九思软件、点击科技、IBM等专业公司的辛勤耕耘下,产品技术已经相当成熟,很多单位开始享受协同的乐趣,然而随着中国企业集团化管理的大潮到来,CIO们在OA办公自动化系统的选型和实施过程中,越来越发现集团化的新形势下,他们在OA系统的数据管理方面,正在犯着一些致命的错误,这些错误有的严重干扰了集中管控的集团化思路,有的错误割裂了管理界线导致各自为政,有的堵塞了退出、兼并、重组的各种管理出路,从而成为集团OA失败的重要诱因。

  九思软件作为“集团化协同办公系统最佳产品奖”和“中国高端协同办公系统第一品牌”大奖的获得者,成功部署过焦煤集团、中国电子器材总公司、清华长三角研究院、中国世纪新城投资集团、明德重工集团、中国福马机械集团、中国机械工业总公司等集团客户的信息化项目,在集团信息化建设方面,经验丰富,因此我们结合其OA产品,一起研讨OA系统的数据管模型。

  模型一:“负载均衡+集中部署+分布应用”的OA系统,支撑集团化集中管控需要。

  集团化的一个重要特点,是集中管控。这就意味着单一系统的用户数量很高,有时候高达几千、几万、甚至十几万,如果考虑到OA系统将来向供应商和渠道商的延伸,用户数量甚至过到几十万,为了实现管理的集中,往往需要做集中部署、分布应用。(分布部署+信息交换的方式,因为对接数据信息的有限性,以及数据信息交换的不稳定性,很少没采用)

  面对大用户量、大信息量的情况下,OA系统本身必须支持负载均衡的模式,才可以保障系统的性能稳定、应用可靠。事实证明,很多烂尾项目的原因,都是用户多了,速度慢了;信息多了,系统瘫痪了;公司大了,效率降了。

  拥有18万员工的焦煤集团,是集团化管控、数据集中的典范,协同OA系统一期在集团总部成功上线后,二期在下属分子公司推广,用户数量立刻发生数量级的变化,为保证数据的延续性,必须采用集中的方式,因此进行负载均衡的配置,扩容了2台服务器,从而保证了系统性能的稳定。也就是说,通过负载均衡技术的部署,可以实现性能与用户数量、信息数量无关性。

  模型二:“逻辑隔离+业务互通”的OA数据模型,实现授权与管控并举。

  集团化的另一个重要特点是,是下属很多分公司、子公司、参股公司、控股公司、事业部、委员会、挂靠单位,他们有的统一法人,有的法人都是独立的,有的管理者是兼职,有的管理者也是独立的,因此从管理的理论上讲,必须划分出独立的管理空间,进行足够的授权,才可以激发下属单位的运营积极性和提高他们决策的效率,这就要求OA系统在数据管理上可以方便的进行逻辑隔离。把OA系统的权限包括系统管理员权限、应用管理员权限、管理驾驶权限等充分下放到下属单位,方便他们结合业务进行权限控制、流程定义、表单制作、门户调整、知识管理等。

  然而,如果只是隔离,没有集中,就谈不上是集团化。多数情况下,分子公司之间需要进行业务互动和资源共享、总部与分子公司之间需要进行战略管控、业务管控和资金管控等,这就需要“业务互通”。比方说,面向全集团的重要人事任命公告,可以一步到位发布到所有分子公司的门户里,实现关键指令的扁平化;超过子公司权限的大金额付款审批,流程可以自动转到集团的OA流程中进行上级神审批;集团的重要公文可以一步到位传到所有分子公司,并转为分子公司的收文;集团的重要会议需要分子公司领导参加的,可以一步到位的转为分子公司领导的待办事项……

  明德重工集团这个上万人的企业,在这种“逻辑隔离+业务互通”的OA数据模型中,正在体验着其中的益处。

  模型三:“OA实现数据帐套管理”保障分子公司退出、兼并、重组等非常规运营状况下OA系统依然可用。

  集团化管理,还有一个重要特点,就是分子公司的剥离、退出、兼并、重组等非常规运营状况,会时有发生,在发生这样的情况时,剥离的公司如何进行OA数据的剥离和重生;兼并的公司如何进行OA数据的合并和集中,成为当前OA厂商普遍难以实现的功能点,用软件的专业术语讲就是“帐套数据的可组装性”。

  以北大青鸟集团、清华长三角研究院、中国世纪新城投资集团为例,这类公司都属于投资类型的集团公司,经常会收购、入股一些有前景的公司,经过一段时间的运营、辅导、包装后,再出售。传统的公司出售,往往只评估资产、品牌、业务价值,而在信息化的今天,评估管理系统的价值已经变的很重要,因此出售时,把OA系统的数据打包剥离,这对于接手一方,顺利的交接之前管理过程、管理数据、管理模式变得非常重要。因此“OA系统的数据是否可以支持类帐套模式”的数据剥离和重生,变得不可或缺。

  从本文的理论研讨和客户案例分析来看,集团化OA系统的数据管理的确是件值得我们关注和深入研讨的科学命题。

【转载自IT专家网】http://esoft.ctocio.com.cn/483/12332983.shtml

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