OA办公系统成功实施的五大建议

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我国信息化建设在近年来取得了显著成就,OA办公系统也得到了越来越多的重视。

 

  我国信息化建设在近年来取得了显著成就,OA办公系统也得到了越来越多的重视。如今,OA(万户OA官网: www.whir.net)办公系统不仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格等这些非结构化数据的自动化处理和交换过程,更是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。如何让OA办公系统蕴含的管理思想在企业中成功落地,实施是一个关键环节。

  在行业内成功应用率排第一的万户在OA办公系统实施上无疑最有发言权。自1998年成立以来,万户已为三千多家企业和政府提供了软件技术服务,其中包括解放军某部、伊利集团、东风汽车、西藏电信、北京住房公积金管理中心、松下、信诚人寿、荣事达、美特斯邦威、万科房产、美菱、江淮汽车、古井集团、安徽省人民政府等,其优秀的产品是成功应用的根本,而完善的实施是有力保障。如何让OA办公系统得到更好的实施,万户对广大用户给出了以下建议:

  领导重视

  在万户看来,领导重视是办公自动化工作能够有序推进的根本。在企业OA办公系统安装、培训、试运行、和正式运行的过程中,企业领导应给予极大关注和指导,带头参加培训和使用OA办公系统。各部门负责人应积极配合,明确专人对接,加快了办公自动化网络的建设与推进,并组织部门员工主动参与培训。通过集中学习,个人自学等形式,既可以提高干部员工的计算机和OA办公系统的操作使用能力,又增强了干部员工的信息化意识,推进组织信息化建设的进程。

  硬件投入

  硬件投入是OA办公系统能够有效推进的基础。为进一步提高企业的办公自动化水平,企业应为各部门配齐办公电脑及相关办公设备,甚至需要为管理人员配备智能移动终端,让移动办公普及开来。同时,为有效推进办公自动化工作,企业还应为OA办公系统配备专门的系统管理员,具体负责企业OA办公系统的日常维护工作。在此基础上,每个部门最好再指定一名部门管理员,由企业集中进行培训,再由部门管理员对本部门人员进行传授,确保了办公自动化工作有效推进。

  制度健全

  制度健全是办公自动化工作能够稳步运行的关键。企业应建立健全与办公自动化相适应的相关管理制度,规范办文流程;明确相关表单的审批程序;明晰用户的权限、责任和义务。同时,企业还应出台文件管理、存档以及系统管理等方面的文件,如明确规定除对外申报材料,内部文件一律不得再以纸质文件印发,通过企业对办公自动化工作的有效管理,保证了办公自动化工作的持续推进。

  分步实施

  一般用户都觉得,既然付了这么多钱,那便多要些东西,所以系统功能要求得比较多而全。但万户建议,为了确保项目的顺利实施,以及实施和推广的效率,务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。如邮件系统、企业的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能、以及一些简单的流程等。

  用户培训

  培训有两个方面:一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。另外,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样,有助于用户更快地熟悉系统。

  在当前大的经济环境下,众多企业都希望运用信息化手段来提升竞争力,OA办公系统成为首选。但选择了一个满意的OA办公系统之后,项目的实施便变得十分关键。连续3年获得中国软件协会优秀软件产品称号的万户正是在提供优秀产品之后,在实施上用心为用户着想,才能让OA办公系统在用户日常运营中得到成功应用,发挥出了最大价值。

【转载自IT专家网】http://esoft.ctocio.com.cn/55/12331055.shtml

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