行之有效的OA办公系统培训方法

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企业要想用好OA办公系统就必须有好的实施,其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量,更重要的是对实施过程的控制。

 

    众所周知,OA办公系统在企业中的应用是一个复杂的系统工程,因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用而且需协调组织;与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公系统就必须有好的实施,其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量,更重要的是对实施过程的控制。事实上,OA办公系统能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响,事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。

  早在上个世界末,OA(万户OA官网: www.whir.net)办公系统在国外就已经开始引发企业管理方面的改革,减轻企业发展所面临的压力和负担,创造信息化价值。如今,OA办公系统开始在国内普及应用,助力企业不断完善管理模式,拥有更高效的执行力。在这个过程中,OA办公系统的实施是个重要环节,以培训为例。

  众所周知,OA办公系统在企业中的应用是一个复杂的系统工程,因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用而且需协调组织;与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公系统就必须有好的实施,其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量,更重要的是对实施过程的控制。事实上,OA办公系统能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响,事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。

  尤其是当OA办公系统经历过一系列的复杂操作,终于成功上线了,如何进行培训则成为需要重点考虑的问题。不少企业采取一刀切的方法,将全体员工集中起来以会议的形式,将整个办公自动化系统的使用过程从头到尾悉数讲解一遍,实际效果却往往不尽如人意。实际上,一方面将OA系统所有的功能讲清楚需要很长时间,讲得累,大家听得也累;另一方面各部门对其它部门业务不熟悉,不愿听也听不懂。

  对此,成立于1998年,在协同软件领域内独树一帜的万户根据多年来的成功经验,提出了自己的见解。目前,万户总部位于北京,在上海,广州,南京,合肥,天津等多个城市设有分公司和办事处,目前全国有300多名员工,研发和技术支持人员的比例将近一半。成立10余年以来,万户始终在OA协同管理领域深耕细作,截止目前已经积累3000多家案例客户,6000多个项目经验,是一家在OA领域专业性强,注重技术实力和研发的协同管理厂商。在万户看来,OA办公自动化培训应该分角色、分批次进行,总结如下:

  1、管理员的培训

  系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。建议由本单位内懂技术的员工担任系统管理员一职,并由OA办公系统供应商直接对系统管理员进行培训。

  2、各部门主管的培训

  各部门主管的培训也非常重要,他们是各部门的直接领导人,对OA办公系统的后期推广、应用起着带头、指导和监督的作用,只有他们会用并且愿意用,才能将OA办公系统的成功应用落到实处。

  3、一般用户的培训

  一般用户是使用OA办公系统最频繁的人群,对他们的培训应该更细化、更有针对性。万户建议由各部门主管对其部门员工进行培训,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式,这样有助于用户更快地熟悉系统。对于OA办公系统,很多企业员工都有不同程度的抵触心理,一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪,另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。如可以采用分享一条知识奖励一定金额的方式,带动一部分人分享知识的积极性,等到整体员工都有这种意愿时,即可取消奖励机制转而采取惩罚机制,以处罚仍不使用OA办公系统的员工。

  4、企业高层领导人

  实际实施案例中,我们发现很多企业高层领导人年龄偏大,对计算机不熟悉,学习新东西比较慢;又或者他们一般比较忙,坐下来听讲解的时间非常有限。针对这种情况,建议先对他们常用的查阅、审批功能进行讲解,后期再慢慢的培训其它方面的使用。

  一直以来,关于OA办公系统应用成功率的讨论始终未曾停息,即便是在协同管理软件的技术和功能都相对成熟的今天,企业用户应用的失败案例仍然屡见不鲜,培训不到位也是其中的重要原因。连续3年荣获由中国软件行业协会颁发的“协同行业应用成功率第一”奖项的万户则从培训的角度总结出了一套行之有效的方法,不仅帮用户建立起一个动态、规范、高效、易用的信息化管理体系,还通过有效的培训让用户更好地进行操作,获得信息化建设带来的最大价值。

原文出自【比特网】,转载请保留原文链接:http://soft.chinabyte.com/23/12320023.shtml

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