智能化流程让OA简单易用

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工作流是OA系统的核心内容,是企业应用的重点和难点,它的设计水平直接决定了OA系统性能的高低,和实施的难易。

 

1、如何让流程变得简单?

  工作流是OA系统的核心内容,是企业应用的重点和难点,它的设计水平直接决定了OA系统性能的高低,和实施的难易。

  从流程类型上说,各企业的流程无非都是财务、人事、生产、营销等等,但从流程的具体内容来说,不同的企业之间、不同的流程之间的差异却非常大,甚至同一流程在使用中又会衍生出各种变化。华天动力的销售人员在面对企业的时候经常会遇到这样的问题:

  ·普通员工的请假流程是申请人—部门经理—人事经理,部门经理的请假流程是申请人—总经理—人事经理,这样的审批如何在一个流程里实现?

  ·我公司有四种借款流程,普通员工2000元以下、部门经理4000元以下、普通员工2000元以上(含)、部门经理4000元以上(含),这四种流程各不相同,如何能在一个流程里面体现出来?

  ·市场部和销售部的审批流程是一样的,生产部和技术部的审批流程是一样的,能够根据起草人的部门自动判断,走相应的流程么?

  2、条件跳转随需而变:

  显然,企业需要一种智能化的流程,能够通过流程的自动判断,在一个流程里面实现各种变化。这就是华天动力协同OA系统中的条件跳转设计。

  什么是条件跳转呢?就是流程根据各种不同的条件(如岗位、数值等)进行判断,并自动选择审批流程。管理员可以在一个流程中设置多个跳转条件,使流程具有强大的灵活性和适应性,这样一个流程就能够适合全单位的使用,而无需为每种情况都单独设计一种流程,大大节省了管理员的工作量,也提升了系统的易用性。

  在华天动力OA系统中,条件跳转的类型包括:

  表单字段跳转:所有表单主表中的字段(如金额、人员、产品型号等)都可以作为条件跳转的依据;

  岗位跳转:基于岗位设定审批人,审批流程按照岗位跳转;

  岗位顺序跳转:按照岗位级别依次跳转;

  基于申请人的岗位跳转:按申请人的岗位跳转,可以实现跨级跳转;

  基于审批人的岗位跳转:按审批人的岗位跳转,可以实现跨级、跨部门等协作流程;

  部门内跳转:系统根据申请人部门的不同,自动选择审批流程;

  部门外跳转:申请人和审批人在不同部门时的跳转,可有效解决多部门协同办公的问题。

  下图为一个“请款单”的流程图,该流程包含了大量的条件跳转设计:

  将鼠标放在“申请人”节点,可显示跳转关系如下:

  可以看到,OA系统会根据起草人岗位级别和请款金额的不同,自动选择相应的审批流程,并严格执行企业的规范不会出错。

  以这个流程为例,如果OA系统不具有条件跳转的功能,那么管理员就需要为“请款单”设计一堆的审批流程,或者让申请人自己设计,这无疑是一场灾难。

  3、应用效果

  “哈哈,搞定!”

  信息部经理姜程有些得意,他把金信集团的四种借款审批流程通过一个流程实现了,这四种流程是:

  普通员工5000元以下:申请人—部门经理—财务经理—出纳

  普通员工5000元以上(含):申请人—部门经理—财务经理—总经理—出纳

  部门经理20000元以下:申请人—财务经理—总经理—出纳

  部门经理20000元以上(含):申请人—财务经理—财务总监—总经理—出纳

  姜程知道这个审批流程看似复杂,其实使用起来很简单,因为通过华天动力OA工作流的条件跳转功能,系统可以根据申请人岗位和金额的不同,自动选择相应的审批流程,一个审批单可以满足多种审批要求,满足全公司人员的使用需要。这样,申请人就不必费心去想自己的借款需要谁来审批,他要做的只是填好单据,然后发送出去。

  金信集团正处于高速发展期,人员、部门、流程经常变化,姜程需要实时保证OA系统适合企业办公管理的需要。但姜程并不觉得这项工作很辛苦,因为通过华天动力OA工作流灵活、强大的条件跳转设计,他可以很轻松的完成流程的设置和修改工作,甚至在姜程看来,通过条件跳转来设置工作流是一种乐趣,能够充分的感受到流程之美。

  现在,姜程工作的重点是如何进一步优化公司的办公流程。

【转载自IT专家网】http://esoft.ctocio.com.cn/96/12328596.shtml

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