如何保障OA办公系统应用成功

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 OA办公系统作为企业级管理软件的三大核心之一,近年来成为很多企业和组织机构的宠儿,但OA办公系统整体的应该成功率却一直差强人意,这其中既有OA办公系统自身不足导致的原因,也有用户组织内部出现的问题。

  在笔者看来,当用户自身对OA办公系统的应用存在一个正确的认识,并采用合理的措施来保障OA办公系统落地时,OA办公系统的应用往往会获得成功,当然前提是这是一个给力的产品。

  应用好的OA办公系统,首先必须是易用的。易用性高的OA办公系统是被用户广泛应用的必要条件,它促进用户快速上手,保证用户顺利使用,提升用户的使用效果和效率。选购了易用型OA办公系统的企业可在短时间内就应用起来,软件功能的闲置率相当低甚至几乎为零;而不易用的OA办公系统却在很多企业的推进中被中途放弃,成了“烂尾楼”工程。

  除了易用性,OA办公系统还需要满足用户的个性化需求,这样才能充分满足用户对协同办公的应用。灵活的技术架构是OA系统成功应用的基础,在底层平台和应用功能趋于标准化的模式下,需要根据用户的特点搭建出个性化、符合企业特点的OA系统才能用的长久,

  而目前以项目化、产品化存在的OA办公系统各有优缺点。项目化OA办公系统能根据用户需求量身定制,一次性满足细节需求,但其高成本,长周期,高风险,无法升级,持续性服务几无可能等弊端容易让用户望而却步。产品化OA办公系统具有可以持续升级,成熟度较高,低风险,高性价比的优势,但其无法一次满足所有细节需求,而且产品化的升级节奏与用户需求的匹配难以协调。而平台化的OA办公系统基本能满足用户全部需求,性价比高,而且低风险,成熟度高,实施周期短,这对用户成功应用来说,是非常有力的保障。

  从目前的OA办公系统市场来看,易用性突出,且能充分满足用户个性化需求的OA办公系统往往有着不错的应用成功率。以应用成功率达到100%的万户ezOFFICE为例:万户在研发OA办公系统之初,就坚定地认为,易用性是帮助客户成功的首要因素,并从大量客户案例中总结宝贵经验,然后从细节不断完善产品的应用体验,这也是其获得“协同软件应用成功率第一”的基本保证。

  而在产品规划中,万户ezOFFICE部署了大量的自定义工具,包括图形化工作流自定义、数据库自定义、界面自定义、菜单自定义,以及大量的设置和开关,如权限、角色、岗位、群组、组织等的设置。通过这些功能或工具,让用户对系统的控制力大大加强,在日常的使用中不再过分依赖软件开发商,让软件系统为用户真正创造更多价值。

  当引进一个给力的OA办公系统之后,用户就需要打造一个应用OA办公系统的良好环境。事实上,信息化建设是一场组织管理模式和工作习惯的全员革命,因此OA办公系统的应用是一把手工程,领导应身先士卒,起到表率作用。此外,对于OA协同办公系统,很多企业员工在一开始都有不同程度的抵触心理,这个一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪,另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。最后,在OA办公系统成功上线之后,可以适当借助OA厂商的软件服务,但用户的系统管理员也应承担更多责任,要能够熟练掌握OA系统的使用以及维护系统的能力,系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系,而各个部门的应用管理员,也要有深化应用系统功能模块的能力。

  当以上这些都做到之后,用户借助OA办公系统来搭建一个高效的协同平台将成为一件极容易的事情,OA办公系统的成功应用也指日可待。

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本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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