如何用OA系统做好个人审批文件管理

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当前阶段,各种文件、单据的流转审批可能是OA系统中最重要的一项应用。

 

  一、问题背景

  当前阶段,各种文件、单据的流转审批可能是OA系统中最重要的一项应用。据华天动力介绍,在很多中等规模的企业,每天在OA系统上审批的流程达到上百项,甚至有的大型企业达到几百项,这些流程贯穿了企业的各种办公、业务活动,和不同的部门、岗位、人员。

  一般来说,职位越高的人每天审批的流程也就越多,在很多时候,审批人都需要对自己审批过的文件、单据进行查阅,典型的问题如:

  我能够集中、随时的查看所有经过我审批的文件和单据么?

  在我之后的审批记录能够看到么?

  代理人审批过的文件,我能够看到审批记录吗?

  我刚刚提交审批单,却发现有个地方需要修正,能追回重审么?

  二、解决办法

  在传统的办公方式中,审批过的纸质文件是需要归档保存的。所以,如果审批人需要查阅审批过的文件,只能到档案柜里面去翻找,这显然是一件既费时、又费力的活儿。

  而在OA系统中,这件事情就变得太轻松了,因为审批人随时、随地都可以方便的查看自己审批过的所有文件和单据,包括代理人审批过的文件和单据。在以工作流见长的华天动力OA系统中,这项功能叫“经我审批”。

  在“经我审批”列表中,审批人可以查看所有自己审批过的表单的内容、审批状态和审批记录(可参见www.oa8000.com)。对于自己提交完成的审批,只要下一步审批人还没有进行审批,就可以随时收回重审,如下图示:

  图1

  在“经我审批”窗口中,华天动力OA系统提供了强大的查询功能:

  一种方式是通过文件的主题关键词、日期、审批类型、审批模板、审批状态来查询。

  另一种方式是“表单内容查询”,这是一种可视化的视图查询方式。打开一个表单,如“业务招待费申请单”,在表单任意输入框填写内容,如在“招待酒店”一栏中填写北京饭店,就可以查询到所有涉及到北京饭店的业务招待费用单了。

  图2

  事实上,这样你就可以按照表单中的任意一个内容来查询审批单了,这可是所有OA系统中独一无二的设计。

  三、应用故事

  例会结束。

  办公室主任刘明对信息中心主任姜程说道:“姜程,我觉得咱们OA系统上【审批流转】这个功能里面最有用的就是【经我审批】了。”

  姜程心想,【经我审批】算什么啊,很多更有用、更先进的功能你还没用上呢。但他显然不会那么说的,“是么,你觉得怎么有用呢?”

  “你看,在【经我审批】窗口,我能够查看到所有自己审批过的文件,除了查看自己的审批记录外,更关键的是能够方便的看到我后面领导的审批意见,这样就可以了解自己的想法和领导的想法是否一致,再遇到类似的事情就知道如何处理了。如果没有OA系统,我总不能去问领导是怎么批的吧,也不能跑去跟申请人说,我看看你的申请单上领导们是怎么批的,对吧。”

  姜程明白,对于办公室主任这个角色,对领导关系是非常敏感和重视的。他说:“是啊,这个功能看起来简单,但对你来说却非常重要,以前不可能办到的事情,现在只是举手之劳。”

  “是啊,这要谢谢你们呢,呵呵”

  回到座位上,姜程心想,自己的想法有失偏颇。对最终用户来说,任何功能用得上就是好,用不上就是不好,而不是技术上的高深或则先进。而且这个功能用起来越简单越好,看似简单,实则不简单,因为没有相当的功力,是做不到化繁为简的。想到这里,他不禁微笑了一下。

【转载自IT专家网】http://esoft.ctocio.com.cn/247/12283747.shtml

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