ERP系统管理:“十防九空” 势在必行

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所属分类:ERP

前段时间,笔者看了电影“超强台风”后,对其中的“十防九空”论深有感触。虽然说,在防台风上,十次有九次落空,但是,仍然必须防。因为只要有一次中标了,那么损失将无法挽回。

  其实,不仅防台风上是如此。在ERP项目的实施过程中,也有类似的情况。如笔者在ERP项目的实施过程中,不断强调对于销售定单的变更要通过定单变更单进行,而不能先手工的在打印出来的单据上更改,等到空下来的时候再去系统中进行更改。这么做的话,万一在物料需求计划运行之前销售定单数量没有修改过来的话,则生产计划、采购计划等都会受到不利影响。但是,用户不相信有这个巧合,总以为自己回去会马上更改。正是由于这种盲目的自信,才导致了后来不利的结果。一次,用户这么操作以后,就出差了。临走之前,没有把ERP系统中的销售定单数量改过来。结果采购、生产都是按照原先错误的定单数量在安排采购计划与生产计划。最后,项目管理员、销售员、签字审核的生产经理与销售经理都为此受到了警告处分。

  所以,在ERP项目上,对于一些管理漏洞,我们的态度必须是“即使十防九空,仍然势在必行”。

  第一:定单变更管理,即使十防九空,仍势在必行。

  在ERP系统管理中,其实很多管理上的漏洞都可以利用ERP系统来克服。但是,员工往往是过于相信自己的能力,而不愿意利用系统来束缚自己。确实,若利用ERP系统来进行管理的话,员工必须遵循一定的规章来办事情。这会降低员工的灵活性。

  如对于上面这个销售定单变更来说。销售员发现销售定单数量有错误,在原销售定单上进行更改,然后分发下去,也未尝不可。但是,若采用了ERP系统之后,则这往往是行不通的。虽然我们可以相信员工在事后会及时的对销售定单进行更改,但是,我们不仅要这么问一句,万一他没有按时对销售定单进行更改,则会造成什么情况?那时,采购、生产都会受到拖累。若产品或者原材料造成库存,这可能还是小事;若不能及时交货,导致企业失去这个客户,那对企业来说,可是不能够接受的。

  所以在定单变更管理上包括采购定单、销售定单、生产定单等等,若涉及到内容变更的,则一定要先在系统中变更,然后审核人员才能够确认生效。即使我们再怎么相信我们的员工,会兢兢业业。企业仍然不能够冒这个险。故定单变更流程,即使十防九空,企业仍然必须坚决遵守,而不能有丝毫的动摇。

  第二:权限设置,先小人后君子。

  有些人遵循“疑人不用,用人不疑”的观念,对员工非常的信任。这在ERP项目的体现,就是权限设置混乱。

  如笔者在ERP项目实施过程中,发现有些部门经理很会“授权”。在采购单上,按照笔者的设计意图,采购员只有在未审核之前对采购单有维护的权利。但是,有些采购经理为了省事,就把采购单审核、撤消审核、采购定单作废等权利都放给了采购员。这对于ERP系统运行来说,存在着比较大的风险。

  如笔者以前在企业中负责ERP系统维护的时候,就碰到过。那时,在ERP系统中,普通采购员跟采购经理的权限是分开的。但是,采购经理把自己的用户名与密码告诉给了采购员。采购员可以随时的利用采购经理的帐户去操作一些不是其可以操作的动作。如那时,有个采购员跟供应商串通。在采购单审核后,又利用采购经理的权限去把采购定单撤消审核提高其采购定单中的价格。由于其一次性改动的不大,所以,很长时间以来,大家都没有察觉。但是,因为采购的基数大,所以,对于采购员来说,这笔收益也是蛮大的。后来好象是这个采购员跟其他员工有矛盾,才被人打小报告告发的。

  可见,在商业社会中,“疑人不用,用人不疑”的观念可能是过时了。在诚信确实的现在,笔者认为,“先小人,后君子”比“疑人不用,用人不疑”更加的现实。在ERP系统的权限设计中,也需要贯彻这个信念。

  虽然说,给ERP系统设置严格的权限限制,防止用户越权操作为自己谋求私利,也就好象是防台风那样,十防九空。有些人会认为十人中可能最多只有一个人会损害公司利益。但是,对于企业来说,发生在自己身上就是百分之百了。而且,胜者为王,败者为寇。也许,在前段时间,ERP软件使用的不错,在企业日常管理中,已经出了效果。但是,很可能因为某个员工的越权行为给企业造成了损失,而把ERP打回了原形。辛辛苦苦积攒起来的堡垒,就被其一下子破坏了。

  故笔者认为,在日常工作中,也需要注意用户的越权行为,像银行在这方面就做的比较好。像用户办卡、换卡业务中,必须要有一个主管人员授权。我们在向银行申请银行卡的时候,等相关信息确认完毕之后,业务人员都会叫当日的值班经理过来授权。在这方面,企业还需要多跟银行学学。对待权限,要严谨。

  第三:在数据管理上,要严防死守。

  业务员拉定单的过程中,有没有把原本是企业的定单拿出去自己做呢?笔者可以责任的说,这种情况有,而且很普遍。如笔者有一段时间是负责江浙地区的五金企业的ERP项目。在给他们实施的过程中,可以接触到一些机密的信息,如客户、联系人等等。那时,笔者经常会遇到一种奇怪的现象。如A公司ERP系统中有一个业务员叫做李某,在B公司的ERP系统中,有个客户联系人信息中也叫李某。刚开始笔者以为两个人同名同性,纯属巧合。在一次整理基础资料的时候,跟他们的项目经理聊天。说这个李某的名字正是普通,某家企业的业务员也叫李某。这个项目经理神秘的笑笑。看到旁边没人,就悄悄的告诉我,其实他们就是同一个人。这个业务员有时候把自己拉到的单子拿出来给他们做,从中谋取收益。笔者听后大吃一惊,原来背后还隐藏着这么大的秘密。后来笔者才发现,原来这已经是不成文的秘密。由于国内大部分企业没有自己的品牌,基本上是贴牌生产,所以这种情况也就特别的普遍。现在页界,把这种情况称为“飞单”。

  若在ERP项目中,基础数据管理的不好的话,会更加加重这种态势。因为在系统中,存储有所有客户以及相关的交易信息。如此的话,业务员可以轻松的了解到某个客户的购买欲望与产品价格。甚至连这个产品的成本信息、工艺信息、物料清单等等都了解的一清二楚。如此的话,作为业务员,就可以轻易的从客户那边拿到单子去私下里做。

  所以,ERP系统基础数据管理也是非常重要的。企业要确实落实相关的访问权限设置与处罚责任,打好基础数据的安全保卫战。在基础数据管理中,即使“十防九空”,也要“势在必行”。企业由于ERP系统基础数据保护不周而损失一张定单,就会给ERP系统留下一个污点。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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