新旧交替生死未卜如何进行ERP版本升级

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所属分类:ERP

随着商业环境的快速变迁,原有的ERP系统已经显得不足以支持企业流程的改变,加上要因应企业运筹管理的需要,ERP软件版本升级就成为许多企业保持竞争优势的考虑之一。前一段时间,公司委派我负责ERP版本升级的事情,准备工作我做了很多很多,但结果还是差点儿出了问题。这里与大家分享一下,以作为前事不忘,后事之师。

  一.为什么要进行ERP版本升级?

  近年来,许多企业由于发展迅速以及管理水平的提升,原有的ERP系统不能满足企业的需求日益凸现。因此,吐故纳新的要进行ERP系统升级的需求纷纷浮出水面。一般而言,企业决定升级ERP系统:一是因为原厂的旧版本技术支持即将停止;二是企业因为应用需求增加而必须升级。

  (1)什么是版本升级?

  这里需要明确的是版本升级不同于版本更新。一般来说,ERP厂商会随着相关产品的不断稳定和功能的逐步完善而推出的小范围的更新版本或者大规模的版本升级。比如,Oracle ERP产品R10有10.0至10.7八个版本,R11有R11.0.0至R11.0.3四个版本,R11i中也有R11.5.0至R11.5.9十个版本。即在每一个大的升级版本中,会有若干个小的更新版本。

  一般来说,ERP的升级主要取决于技术上的变化和业务功能上的完善,从前一个版本到下一个版之间有很多的版本的话,多数情况下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。如早期的ERP大多都是以MRPII为主,现在则包括供应链管理、客户关系管理、人力资源管理等。企业ERP系统升级方式主要有几种:技术升级,改进型升级,策略性的业务改进与提升。

  (2)功能增加造成版本升级

  在版本升级过程中,业务部门的需求是决定ERP产品是否升级的关键。用户升级通常有两种情况:一种是业务的变化引起企业对系统新功能的需求,即老系统不能满足新业务的变化,需要对原有系统进行升级。还有一类是技术上的,比如以前受网络限制和技术限制,ERP系统选择的技术方式多是基于C/S架构的,现在则多采用B/S架构。但对于用户来讲,技术上的升级有时候并不完全必要,用户在ERP应用时还是应该考虑业务需求为主。

  也有些用户认为版本过多,尤其是补丁的泛滥是反映出ERP产品不够完善。厂商对此却持不同看法:版本多并不能完全代表产品不够完善,因为随着功能模块的增加、设计思想的改变和技术架构的提升,版本自然会更新换代。所以,正常的版本更新和升级很正常的,但也不否认版本过多可能与产品不够完善有关。例如在技术方面经历从DOS时代到WINDOS时代、从C/S架构到B/S架构等变化时,厂商就需要对ERP产品进行升级。

  (3)厂商停止旧版本的支持,客户被迫版本升级

  还有一种情况是,有些ERP厂商对旧版本ERP产品提出了支持期限。厂商对此的解释是从长远来看,旧版本将不再适应新的业务需求并将逐渐退出市场,在这些旧版本上再进行投资(包括客户和厂商)将是一种浪费,厂商要是对每一个旧版本都去维护的话,代价会很高。

  因此,在厂商旧版本限期支持的问题上,企业和厂商之间一直存在分歧。因为对于企业来说,不可能像升级WINDOS操作系统一样简单实施ERP产品的版本升级,企业不得不考虑ERP系统版本升级要在资金投入、升级繁简程度、工作量、人员安排、实施风险等各方面问题。ERP产品的版本升级牵扯着企业每一个人的神经,同时也连着企业的每一根血脉。

  二.ERP版本升级的困难之处是什么?

  (1)ERP软件不同版本的选择

  与零起点不同,对老ERP系统进行版本升级,起点一定更高。因为企业内部的系统用户已对ERP形成了判断能力,如果新系统在不少地方比不上老系统,新系统是无法推行下去的。正因为对起点有更高的要求,而且同一厂商的ERP系统也往往会有许多不同的版本选择,因此企业需要经历艰难的抉择。

  事实上,ERP版本升级的选择风险并不比重新选择一个ERP系统的风险少,这种风险体现在:如果是一个没接触过ERP的用户,脑子里一片空白,系统功能说什么是什么,他们将比较容易接受厂商的观点,这虽然造成了信息的不对称,但有利于项目的实施。但对于版本升级的ERP产品来说,用户对业务需求会有很多自己的理解,争执的机会也会大幅增加,而且业务部门人员容易把新系统与原系统进行比较,这些在某种程度上都会给产品的升级带来风险。

  (2)如何处理旧系统的二次开发

  一般来说,企业的ERP系统,大多会有一些客制化的二次开发应用,而这些量身打造的功能,往往也成为ERP系统升级最大的痛苦。因此,每一次的ERP系统版本升级,都必须先完成之前二次开发的改版与升级测试。然后,才能进行下一步ERP版本升级。

  (3)新版本稳定性的风险

  新版本可能不及企业正在使用的旧版本稳定性好,就是企业在进行ERP版本升级最担忧的事情之一。毕竟旧版本客户已经使用熟悉了,对各种情况都非常了解。新推出的升级版本与上一版本相比,虽然模块和功能也增强了很多,可能技术水平也得到提升。但稳定性方面按照国际软件工程规律往往可能不及上一个经过不断更新的版本,可能还要再经过进一步推出的版本才能完全稳定下来――这在软件业是非常普遍的现象。

  (4)如何迁移旧数据

  有句话形容数据在ERP的地位,就是“三分技术、七分管理、十二分数据”。升级系统意味着现有ERP系统中的有效数据要导入新系统。能否有效的导入数据,这对ERP系统切换以及新系统是否正常运行有着重要影响。尤其是在现有ERP系统运行数年,积累了上百GB数据的情形下,更需要仔细衡量历史数据的有效性和对新系统的影响,以及数据迁移的方式和方法。

  版本升级因为涉及到某些功能的变更,这决不仅仅是数据库在不同存储设备之间数据迁移那么简单,它更像是对以前ERP数据以及ERP业务流程的重新审视和考核。数据迁移稍有不慎,便会造成新系统不能正常启动,而迁移过多垃圾数据,将有可能使新ERP系统运行缓慢、甚至瘫痪。因此,数据迁移往往是ERP版本升级最重要的环节之一。

  三.如何成功进行ERP系统版本升级?

  企业ERP系统的升级从开始到结束要经历以下几个阶段:升级准备阶段,升级实现阶段,上线前最终测试阶段,上线与支持阶段。

  (1)慎重选择合适的升级版本

  企业升级ERP系统面临的最大问题是,要明确自身的管理是否已经成熟到相应的水平,否则砸再多的钱进去,还是会打水漂。针对厂商不断推出功能配置不同的升级版本,并不等于说最新版本就是最合适企业需求的版本。ERP升级新系统除了技术层面外,还有许多如流程重组、组织架构、人员配置等问题。因此,ERP系统的升级不只是换一个同类的电脑系统这么简单。

  (2)规范项目管理,规避升级风险

  对于升级ERP系统,决不是简简单单的认为只把数据移植到新系统就可以了,这其中存在很多风险,稍有不慎就会ERP系统升级失败。因此,首先要将企业一把手列为项目负责人。其次,要了解和明确企业的业务需求,选择合适的升级切入点。第三,要有详细的升级计划(初始调研、培训、实施、验收等)。最后,还要有采用严格的升级项目考核,激励机制。

  (3)制定详细的升级计划

  为了对升级项目所需的工作量有个实际的评估,对升级作出详细计划是非常有必要的。详细具体的升级计划,可以帮助企业了解ERP产品升级的细节,从而把未知因素降到最低,例如在项目计划的关键位置设立检查点,使得企业能够随时监控升级的实施进度,及时发现问题,并对出现的异常现象做出快速反应,使升级过程更加清晰和有计划性。

  (4)进行适应性的业务流程微调

  ERP实施和应用都需要非常关注企业的业务流程。因此,在ERP升级前需要对业务流程进行改进或重组,主要是为了让新版本ERP软件流程与公司业务流程配合一致。但有一个前提是,必须先确保业务流程的稳定,然后才能进行微调和改良。否则,整天处于大规模的革命性业务流程变动,会让员工不知如何操作,对ERP系统的升级稳定运行也是致命的打击。

  (5)利用升级工具进行数据迁移

  根据ERP的说法:“垃圾数据进,垃圾数据出”。显然ERP系统升级最大的特点就是数据必须准确,因此需要组织大量人员进行攻坚战。这是一个繁重的工作,建议采用厂商提供的升级工具进行迁移,以减少工作量和提高数据的准确性、有效性。

  (6)做好升级文档管理

  由于ERP升级项目涉及到方方面面,并且所有与升级相关的需求、建议、解决方案与结论等都需要文档化。因此,做好文档工作是ERP版本升级得以成功的一个重要支撑。升级文档包括的内容相当广泛,例如每一项升级任务的事前指导、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档,以便对具体的升级执行过程与具体的活动进行记录。作为升级文档,应该还包括与项目相关的资源及其使用情况,以方便跟踪与监控项目的执行。

  总的来说,ERP版本升级是一个发展的大势,不容我们回避。只要企业根据实际情况选择了正确的升级方向,再综合考虑技术因素,把握项目过程中的重点,加上借鉴前人的经验和充分利用升级帮助工具,那么ERP系统版本升级一定可以成功完成。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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