浅析ORACLE ERP系统维护方法

  • A+
所属分类:ERP

 笔者曾从事ORACLE ERP系统客户服务工作多年,在ERP系统维护工作中,深深体会到:ERP的系统维护工作看似平常,实则大有学问。

  ORACLE ERP系统是一个大型集成的软件系统,是一个企业全面共享的信息数据库,主要包括制造、分销、财务等多个模块,各个模块相互关联,数据共享。系统的维护工作包括日常维护及突发事件处理,日常维护是对系统的运行情况做定期或者不定期的诊断、评估,突发事件是对系统中发生的错误及异常情况进行诊断、处理。维护工作是一个综合的业务处理,处理过程可能与操作有关,可能与系统本身相关,也可能两者兼而有之。系统的维护考验维护人员的综合素质,他需要对ERP系统及对企业实际业务都要有全面深入的了解,同时还需要一些技巧的处理。由于ERP系统的全面集成性,所谓牵一发而动全身,一个小小的处理不当,可能引来后患无穷,因此系统的维护需要小心谨慎,通盘考虑。

  以下为本人在实际工作中的一些经验总结,结合一些具体的例子,分享给大家。

  一、要有独立的判断能力,学会听懂用户的说话,但不要被用户误导。

  我们维护人员常说的一句话,永远不要相信用户,要相信自己的判断。

  学会认真倾听用户的话,但不要被用户牵着鼻子走。用户的应用水平参差不齐,表达能力也不尽相同,要明白他们意见背后究竟想要说明的是什么,特别是对那些有一定经验的用户,更要认真分析他的反馈,由于他对系统的一些问题认识不足,有时还会误导你的判断。

  ERP系统的问题千变万化,有用户操作的问题,有系统的问题,特别是用户操作层面的问题,更是千奇百怪,有权限的问题,有操作顺序的问题,有业务理解的问题,不一而足。同样的问题症状,但不一定是同样的原因,也不一定适用同样的处理方法。

  维护人员接到问题时,不要着急,首先要做的事,要明白用户是在哪个环节,哪个层面上出错,一定要调查清楚(这一点在对于远程维护、电话维护中更加重要),然后对具体问题进行具体分析。

  比如有一次,某客户(企业内部系统维护人员)向我反映,应付模块中的税码全部不见了,问我是不是从后台做了什么操作。当时一听到这话,我可是吓坏了,税码的设置只有超级用户或者系统管理员才有权限,难道有人不小心,从后台删除了数据?又或者是系统存在BUG?我首先询问,有没人进行后台操作,回答是无,接着急急忙忙进入系统,查询之后,发现税码设置好好的,都还在。于是,我仔细地询问了客户,是什么情况下发现税码找不到的,用户说,昨天还可录入税码的,今天就不行了,我继续追问,问题具体出现到哪个操作过程中。客户说是在录入发票过程中,并说明了具体的发票号。于是,我进入此发票的发票行进行查询,果然找不到税码,真是太奇怪了,设置是正常的,为何就找不到呢?查看其他发票又是正常,看来要从发票本身去查找原因了,我与其他发票认真比较分析之下,发现发票日期有问题,当前年份是2008年,用户却录成了1008年,提前了1000年,而税码设置中,税码是从2000年生效的,当然找不到了。我将发票年份修改为2008,问题就立马解决了。

  这是一个看起来很简单的问题,但如果不仔细分析,听从用户的反应,在后台查找原因,反而会越走越远,所以维护人员一定要有独立的判断能力。

  二、追根溯源,寻找问题的最终节点。

  ERP系统是一个大型集成的系统工程,各个模块之间关联紧密,作为ERP系统的维护人员,要具有综合的素质,对于系统、业务都要有全面的理解,从而能发现问题,追根溯源,寻找问题的最终节点。

  比如在财务模块维护中常见的问题,库存模块账务与总帐模块账务不符。在用户将这个问题抛出来之后,我们应该如何着手,去进行诊断分析呢?

  首先,我们需要理解以ORACLE系统库存账务传送到总账的全过程,以ORACLE 11I版本为例,各个处理环节如下:

  1)库存事务处理;

  2)库存事务生成会计分录;

  3)库存会计分录传送至过总账;

  4)库存日记账在总账过账。

  在各个环节可能出现的错误如下:

  1)库存事务处理有错误,系统不能创建会计分录;

  2)成本管理器出错,创建分录不完整;

  3)库存事务未正确传送到总帐;

  4)库存总账日记帐未过账,试算表不能体现科目余额。

  有这么多可能出现的错误,那么从哪个点切入比较好呢?我的经验是,先假定前几个步骤是正确的,从最后一步开始检查,步步反推,直至找到问题的根源,这样的处理过程效率更高,同时又能无一遗漏地进行全面的检查。比如上述问题,我们首先假定是库存日记账未过账引进的错误,先检查相关日记账状态,如是未过账,则过账则可,如不是此问题,再向上追溯,查看库存是否传送到总账,库存事务是否生成了会计分录,如此层层推进,直至找到问题的具体所在。

  在对系统的全面理解的基础上,追根溯源,处理问题,是行之有效的解决方案。

  三、大胆假设,小心求证,模拟错误的发生。

  在ERP系统的维护过程中,有时还需要一些想象,去模拟错误的发生场景。要知道,有各种各样的用户,就有各种各样你意想不到的操作,系统运行中也有千奇百怪的错误。有时候,系统出现的错误,让你不知所措,无从借鉴,根本无从着手,怎么办?这时,不妨冷静下来,去假设一下,如果你是用户,你可能会如何操作?系统又可能会出现哪些错误?

  比如一次维护过程中,客户方发现了一次大问题,系统执行成品标准标准更新时,出现异常的WIP 标准成本调整差异,发生的总额约1000多万。其症状也是让人莫明其妙:

  1)物料为当时已完工的但未关闭的任务上的装配件。

  2)物料更新前的标准成本与冻结成本一致,更新后系统新的冻结成本也未发生变化。按照系统的原理,此时不应该出现成本更新差异。物料更新前的标准成本与冻结成本不一致的,出现成本更新差异也不是正常更新前后的差额。

  3)任务上发生的更新差异,有相当于将成品装配件成本从零成本更新到现有成本时的差异,有的将成品装配件成本从现有成本时更新到零成本的差异,也有数据为(旧成本*2-新成本),金额为现有任务上数量*现有标准成本差异。

  4)成本更新只产生了任务上的WIP差异,未产生库存上的成本更新差异。

  如此奇怪的问题,我从所未遇。在分析了各种可能出错的情况后,我认为,这种错误不应是个别用户操作引发的,应是系统性的程序出错。经反复检查,多次测试后,终于发现,错误是由一个客户化的成本更新程序引发的,程序运行时,在后台写表时,成本表的某个字段被错误写入,从而引起数据紊乱。在对客户化程序进行修正之后,问题就自然解决。

  当然,大胆假设的难度有点大,这源于日常工作经验的点滴积累,正所谓厚积薄发。

  四、从全局性出发,处理问题要干净利落,不留尾巴。

  系统的维护看似简单,实际上考验着对系统的全面认识。一个问题处理不当,可能会引发其他的问题,问题处理得不完整,当时可能没什么反应,但可能在后续的时间内暴露出其他的问题。ERP不是信息孤岛,各数据之间是相互集成,相互关联,所以处理问题时,要通盘考虑,这个数据与各模块的关联,与各数据的影响,后续影响等,一定要将问题处理得干净利落,不留尾巴。

  我们处理一个问题,至少要考虑以下几点:

  1)问题发生的原因是什么?

  2)问题如何解决?

  3)相关的引发的问题如何解决?

  4)如何从源头上避免问题再度发生。

  下面经一个库存科目定义错误引发的账务错误为例,说明处理方案。

  比如:库存科目定义出错,将资产类科目定义成了费用类科目,造成的后果:库存模块产生了大量错误会计分录,并已传送到总账接口,子库科目设置也未更改。

  对于这样的错误,我们分析如下:

  错误的原因在于子库科目设置错误,需要进行修改,引发的错误在于会计分录错误,也要修改,同时由于设置的需要,在修改子库科目前必须将现有量清零。

  基于此,处理方案如下:

  1)清理子库科目需要更改的子库名称;

  2)设置帐户别名,用于处理子库科目调整;

  3)子库存数据备份;

  4)对库存数据做清零;

  5)修改子库帐户设置;

  6)使用帐户别名将子库数量接收或发放回原子库;

  7)从后台更改已产生会计分录的科目代码;

  8)注意事项:处理过程中此子库不应进行其他操作,也不能做成本更新。

  从以上处理过程中,我们意识到,处理问题要一定要完整,要考虑到方方面面的需求。

  五、举一反三,建立维护问题库。

  在维护的过程中,我们会遇到形形色色的问题,在解决问题的同时,我们需要将其记录下来,记录问题发生、解决方案,持之以恒,积少成多,建立问题库,并进行归类,汇总分析,总结经验并寻找规律。这是一个知识积累、知识沉淀的过程,在这个过程中,进行总结、归纳、提升。

  这个作用是双面的,一方面是自身的总结提高,以后可快速解决问题;另一方面,也可用来培训客户,提供参考。

  知识积累有利于系统化分析问题,形成维护经验体系,从而全面提高企业的ERP系统应用与维护水平。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

河南亿恩科技股份有限公司(www.enkj.com)始创于2000年,专注服务器托管19年,是国家工信部认定的综合电信服务运营商。亿恩为近五十万的用户提供服务器托管、服务器租用、机柜租用、云服务器、网站建设等网络基础服务,另有网总管、名片侠网络推广服务,使得客户不断的获得更大的收益。 服务热线:400-723-6868 服务器/云主机 24小时售后服务电话:0371-60135900 虚拟主机/智能建站 24小时售后服务电话:0371-55621053
广告也精彩
avatar

发表评论

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: