经济下挫 老ERP系统是改造还是按兵不动

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所属分类:ERP

笔者近期参加了一个信息化的研讨会,主题是在经济不景气的情况下,是对老ERP系统改造还是按兵不动?在研讨会上有人提出,老ERP系统虽然技术上可能已经落后了,但应用得好端端的,没有太大毛病就不需要改造,更何况现在是经济寒冬期。一旦改造不当,那不光不会带来ERP系统改造产生的好处,反而会弱化管理、降低工作效率、增加经营风险,而且因此而失败的例子更是数不胜数。

  但另一方提出的观点是,该出手时就要出手,进行ERP系统改造这一点应当是毋庸置疑的,这是大势所趋。因为当经济环境迅速恶化时,企业运营策略会发生很大的变化,现有的老ERP已经不符合需求,更重要的关键在于改造成本与维护成本的相比可能会更节省。因此,企业面临一个新的挑战:经济下滑,ERP系统更新是按兵不动,还是毅然的改造老系统呢?

  一.老ERP系统无法回避的弊端

  (1)老系统包袱沉重,频繁面临崩溃风险

  据圣经记载,耶稣罹难之时背上的十字架承载了过去一切的罪孽与苦难。同样,老ERP系统也是企业身上不得不背负的沉重十字架。随着时间的推移,老系统会越来越老化,故障也会频繁发生。老系统一般是使用有一段比较长的时间,劣势是老ERP系统使用的技术已经落后,或是系统开发商已经停止开发和升级该系统新的功能,或甚至该系统厂商已经退出市场。企业从厂商方面将无法获得老ERP系统的维护和服务支持,更严重的是老ERP系统所使用的旧技术的技术人员也大幅减少。

  如果不进行技术改造,老系统一旦崩溃,恢复时间将得不到保证,受到的影响不仅仅是使用的业务部门,而且可能影响整个公司的运营。这对于正陷于经济下滑的企业来说,更是雪上加霜。因此,老ERP系统不进行改造,前路是充满艰辛与挑战。

  (2)老系统存在严重的信息孤岛风险

  所谓的ERP系统“信息孤岛”,是指相互之间在功能上关联,但信息不共享以及业务流程和应用相互脱节的ERP应用系统。原因是企业进行的每一次局部增加的ERP新功能都可能与以前的应用不配套,或者是老ERP应用系统和其它后期新上线的应用系统如CRM、OA等之间没有统一的技术和数据标准,数据不能自动传递,缺乏有效的关联和共享,从而形成一个个彼此隔离的信息孤岛。所以,缺乏高度集成的老ERP系统产生信息孤岛有着必然性。

  信息孤岛的存在所带来的弊端是显而易见的,首先是导致信息的多口采集、重复输入以及多头使用和维护,信息更新的同步性差,从而影响了数据的一致性和正确性,并使信息资源分散和大量冗余,信息使用和管理效率低下。其次是由于缺乏业务功能交互与信息共享,致使物流、资金流和信息流的脱节,结果造成账账不符、账物不符,不仅难以进行准确的财务核算,而且难以对业务过程进行有效监控,造成计划失控、库存过量、采购与销售环节的暗箱操作等现象。这时除了改造系统,别无选择。

  (3)老系统难以适应企业管理模式的变化

  十年前,ERP系统用的是当时最新的技术,但从现在的眼光来看,旧的技术在解决同一个问题时表现实在很糟糕。虽然依赖老系统的熟悉情绪总是存在的,但其实我们更要接受老技术已经过时了,不再能适应新的竞争环境的挑战的现实。因此,没有理由为丢掉老系统而有什么情绪波动。事实上,不断改造ERP系统,使其更好的运行,不断提升创新,确保技术支持商业运行,确保在变化的、恶劣的经济环境中的保持竞争优势更是重中之重。因此要明白,无论是经济环境如何变化,技术始终是为业务发展需求服务的,该出手改造还是要出手改造,这是核心原则。

  二.进退两难的老ERP系统改造

  企业ERP运营需要考虑平衡,如果ERP系统按兵不动会使企业冒极大的风险,甚至可能导致对服务永久性的破坏。这时除了改造系统,别无选择。但改造ERP系统就如同替换多米诺骨牌中的一张,必须要保证其他骨牌不能倒掉。在经济下滑时,改造老系统的优势和劣势同样明显。

  (1)改造老ERP系统能简化ERP应用环境

  面对IT技术日新月异,十年前的老技术在应对现在复杂的ERP系统来说实在是表现很糟糕。今天,ERP应用环境的复杂性已经泛滥成为一场熊熊燃烧的森林大火,简化ERP复杂性的任务已经变得空前重要。简化ERP应用环境,只有简单的几个字,但简化ERP系统的任务却任重而道远。实际上,多数企业ERP系统的建立都跨越了很多年,这些年间许多与企业合作的ERP系统提供商或许已经在多次的并购浪潮中都已经不复存在。

  ERP应用环境的日益复杂,会导致过高的成本和管理的难度,如果能够彻底简化ERP环境,应用系统将更容易被管理。但当企业迫切想要改变现状和推进简化进程时,通常倍感挫折,因为ERP改造考古挖掘工作通常进展缓慢。所以,企业想要改造和简化老ERP系统,是一件风险很大的事情,因为改造和简化的过程必须去发掘和理解那些古老的沉积已久的架构和应用技术。

  (2)改造系统后能减少故障修复时间

  ERP系统故障修复管理的概念其实很简单,那就是把ERP系统的故障发生率降至最低,即使发生了故障,排除故障的时间也要最短化。作为ERP系统运维来说,最让运维人员花精力的就是为了提升ERP系统故障修复效率。经过痛苦折磨的ERP运维人员都会有这样的感受:他们愿意付出任何代价,只为提高快速解决故障的时效以及降低各种设备发生故障的频率。而一般来说,改造ERP系统晨如果在得到厂商的有力支持下,往往比较容易解决系统老化产生的故障,或因企业多种不同系统间的整合沟通和数据交换问题,但老的ERP系统,厂商还会有技术支持吗?

  (3)系统改造后稳定性成隐忧

  既然老系统有这么多的缺点,是不是老系统就已经是一无是处。实际上,ERP系统不一定要最先进,尤其是在生产管理模块,最关键是保障系统的稳定,这也是ERP应用人员常挂在嘴边的一句话。由于许多公司基本是处于24小时连续运作状态,系统的可靠运行成了每天的重要工作,而老系统往往能稳定的运行中,这也是许多老ERP系统改造不敢轻举妄动的原因之一。

  一般来说,现有的技术人员已经非常熟悉老系统,在故障预防的处理上已经形成一定的管理和习惯,而且在故障出现问题后能以最快的速度得知准确的症因,而改造ERP系统后可能会存在很多未知的风险。所以,我们认为改造老系统需要格外慎重,除了成本因素外,还要尽可能从多方面考虑降低系统更迭的风险。否则,企业的很多环节都可能因为系统改造无法运转,形成更大的风险和损失。

  (4)资金成本是改造系统的紧箍咒

  也许现有系统的技术本身是陈旧的,而且界面的确很难看,但如果改造系统硬件和软件要中断业务或者需要支付昂贵的改造费用,企业就需要考虑另外的方案来平衡。因此,选择改造,企业必须考虑改造ERP系统时依据TCO(总体拥有成本)来分析和评判。通常对于改造一个老ERP系统的工作来说,往往会感到有一种束缚感,不敢轻举妄动。除了ERP系统是个很复杂的人机系统,各种功能相互耦合得十分紧密,牵一发,动全身,更是因为考虑总体成本的问题。

  毫无疑问,技术改造总是需要的。比如老的应用软件系统的升级、各种电脑设备的更新。假如IT经费预算是“无限”的,改造不是问题,只管花钱就是了;但假如IT经费有限,那么,老ERP系统该怎么办呢?资金是徘徊在“改造还是按兵不动”之间无法回避的选择要素,钱永远是头上的“紧箍咒”。因此,除了在公司发展对ERP需求的考虑外,关键还在于维护老系统成本与改造系统的成本比较,谁更能长久的节省成本和费用。 三.如何稳妥的改造老ERP系统?

  许多现代城市进行城市改造时,都是既保存旧建筑,又要建新建筑,以营造连续、有效的基础设施。从现代城市适应居民和商业的发展需求,进行合理城市改造的成功做法中,我们可以得到一些有益的启示,以避免ERP系统改造可能出现的问题。

  (1)成立评估小组,评估改造收益

  在进行现代城市改造时,许多城市都会设立规划部门负责制定和执行改造计划。同理,企业进行老ERP系统改造也需要先成立评估小组。通常是一个独立小组来评估ERP系统的需求,人员包括业务部门和IT部门等多方面的人才。这个小组负责定义和考察老系统的各种利弊和新改造功能的整合问题。

  (2)分析改造前后系统的优点与不足

  要做好分析,分析改造前后系统的优点与不足。明确改造后的业务流程和管理流程,ERP系统是为公司业务服务的,只有明确了这些以后ERP系统的改造才可以做到有的放矢。不然,ERP系统终究是游离于流程之外的,根本无法做到信息流与工作流的和谐统一。一个好的ERP系统,是可以支撑公司的管理的,是能够在最大范围确保工作流与信息流的完美统一的。例如,分析目前老系统软件能不能满足目前企业发展的管理需求?如果能,仅仅是界面问题就没必要换,因为企业要的是效益和效率;如果不能满足企业发展的需要,在成本允许的条件下就要坚决改造。

  (3)充分利用现有资源,做好细节工作

  最后,老ERP系统改造应该要充分注意人员的沟通。公司各层人员的意见、建议都会给ERP系统的改造提供很大帮助的。同样,不管现有老ERP系统如何杂乱无章,公司在计划改造系统前一定要先充分利用好现有的应用系统。而且在进行老系统改造时,要确保现有的资源能被充分的利用。

  总的来说,无论是改造ERP系统还是先暂时按兵不动,企业都要明确自身的实际需求和具体情况,否则砸再多的钱进去,还是会打水漂。只有在经过权衡轻重关键因素的前提下,再从均衡的角度出发,就能决定是否进行改造老ERP系统还是按兵不动了。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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