ERP系统操作与使用技巧 之财务管理研究

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所属分类:ERP

目前,国内存在很多专业的非专业的ERP实施顾问的同时,也给他们带来了很大的压力。国内的ERP实施顾问有点全才的意思,即要懂销售、又要懂生产,还要懂财务。但是,事实上国内大部分的实施顾问很多都不是财务出身,在财务方面的管理没有经过系统的培训,实施ERP财务模块时,总给客户一种不熟练不专业的感觉。笔者在这篇文章中将给读者朋友们梳理一下财务管理的流程及ERP操作技巧。

  一、企业ERP的应付帐款管理

  按照正常的情况,供应商根据企业的采购单送货给企业,企业验收完毕后收下。供应商拿到企业签收的单据后,就可以确认应付帐款了。但是,在中国很多企业中,这个流程不一定行的通。为什么呢?因为即使你货送来了、拿到了企业的签收单,企业仍然不认为这些原材料已经是企业自己的财产了,而是供应商暂时寄放在企业的;只有当企业开始用这些材料或者材料用完的时候,企业才会通知供应商,说材料用完了,你们可以给我们开发票了,等待我们付款吧。

  这个流程,当然不是很正规的流程。拒一些在国外实施过多个项目的专家来说,这个流程是国内企业特有的,不亏是中国特色的称号。虽然这个流程不正规,但是,对于企业却是有利的,因为他可以最大限度的减少企业的库存资金的占用,提高资金的使用效率,减少企业管理成本。相反,对于供应商是不利的。不过,供应商有时候为了获得更多的销售定单,也只能屈服与企业。一个愿打、一个愿挨,这也不是我们ERP实施顾问能够改变的了的。我们ERP实施顾问的任务,就是如何根据这个需求,转化为ERP可以实现的流程。

  国内的一些ERP软件,毕竟是土生土长的,熟悉环境,占有优势。他们在系统设计的时候,就考虑到了这个虽特殊但是却常见的流程。如在入库单上设置一个开关,当物料入库时,开关是关着的,也就是说不能根据这张入库单生成应付帐款;当材料开始用后,即ERP系统中开始领料,根据先进先出的原则,若开始动用这笔入库单的材料时,系统会自动把这个入库单的开关打开,财务就可以根据这张入库单产生应付帐款。这说说简单,但是后台的会,要涉及到很多的程序。有些简单的ERP,只是在入库单上设置了一个按钮,当材料开始用时,有物料管理员手工去更改。这种处理方法欠简单。因为若一笔原材料有两张甚至更多的入库单,则物料管理员还要去判断,先结转那一张的入库单呢。

  应付帐款如此,应收帐款也存在这种情况。如货发出去了,还不能产生应收帐款,要等客户通知才能收款等等。这个情形同应付帐款是类似。应付帐款流程与应收帐款流程是财务管理的开端,也是财务工作的主要流程。若能够这两大流程控制好了,ERP系统的财务模块也就成功了一大半了。我先给大家介绍一下财务管理的应付帐款流程。

  企业的应付帐款有很多种类,如原材料的应付帐款、电力能源的应付帐款、房租的应付款等待,但是,大头是原材料的应付帐款,我讲述的重点也是这个。在讲解以前,我们有必要先了解以下,ERP的应付帐款流程跟一般的财务管理的应付帐款管理系统两者的区别,这有利于我们更好的了解ERP系统的财务管理功能。我们都知道,一般的财务管理系统,他的起点就是凭证,也就是说,要财务人员手工的输入凭证,到企业的定单比较多,特别是生产企业原材料比较多的情况下,输入凭证就是一个非常大的工程。有些制造企业,财务部门甚至有一个专门的人员,负责这凭证的输入工作。但是,ERP系统不一样。ERP系统的应付帐款凭证(指供应商的应付帐款)一般都可以根据原材料入库单直接转换过来,可以节省财务部门很多的工作量。接下去,我就列举应付帐款中的两个经典管理流程及操作要点。

  二、流程中应注意的操作技巧

  第一、采购价格和数量有错误解决办法。在供应商送发票之前或者入库单转换成应付凭单作业之前,一般采购都要跟供应商进行对帐,看看当月的帐目是否有错误。万一不幸的是,若采购价格有错误怎么办呢?因为采购单已经入库结案,即使只入了一部分,系统为了数据的安全,也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格;若采购员把原材料入库单先撤消审核、再删除、然后再变更采购单的话,改完后再走一遍入库流程,明显是不可能的。那该怎么办呢?

  其实,在很多ERP系统在原材料入库单上有个小功能,通过此功能,可以在采购单已经结案的情况下,修改入库单价。如原来采购单上的单价为10元,而其实应该是15元,通过这个功能,可以把入库单的材料单价改为15元,计算库存成本时也是按照这个价格来计算,包括统计生产成本。但是,采购单的价格不会更改,这是为了保留历史记录。但是,在转换应付凭单的时候,就会以正确的价格,即15元的价格。

  若数量有问题也可以做类似处理。如供应商总共送来5万套材料,但是,如质量或者其他原因,最后计价的数量只有4.9万套,此时,就可以在这里直接更改数量即可。这个工具,极大的方便了日常管理。

  第二、发票信息的控制。若想要财务付款,一般需要四张单据,分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单与供应商发票,缺一不可。特别是供应商增值税发票,以为这发票对于企业来说,就是钱。所以,财务人员也想省事,跟采购或者供应商说,你们没有发票就不用来向财务请款了,请了也是白请。也就是说,在转应付凭单的时候,就要有一个判断,看入库单有没有发票,及发票的金额是否准确等等。

  在入库单上还有一个功能,通过这个功能,采购员可以把这张入库单的发票信息输入进去。在转换应付凭单的时候,财务人员可以选择,是全部转换呢,还是只转换那有有发票信息的入库单据。通过这个控制,那些不及时提供发票的供应商,就不用想急着收到款项。

  但是,在实际作业中,有这种情况存在。如供应商不按照当月的货款来开发票,而是每月固定开票。如当月的货款虽然有550万,但是,其每月就开500万发票。此时,就有个发票的匹配问题。关于这个问题的处理情况,我会在应付帐款的另外一个流程中,详细介绍。

  第三、在应付凭证处发现采购价格有误。有时候由于人为的疏忽,采购员在对帐时,没有发现什么问题。但是,财务人员在审核凭证时,发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具,可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息,可以看到价格等记录,方便财务人员核对。若财务人员在核对时,发现价格有错误,该如何操作呢?

  当然,可以直接在应付凭单上进行修改。但是,我一般在ERP项目实施时,不建议用户这么做。因为财务人员从管理角度讲,是没有价格更改的权限,若直接在应付凭单上改的话,不方便以后财务工作的稽核,跟财务管理的要求也合。财务管理要求,若记帐凭证错误是因为原始凭证的错误引起的,则还要开证明。所以,我在财务模块实施中,建议用户若发现原材料的价格有错误,在采购员对帐时,没有发现,而导致应付凭单错误的话,我建议他们把应付凭单删除,然后让采购员在入库单上通过更改价格的功能把价格改正过来,然后,再生成应付凭单。

  若应付凭单不删除的话,则对应的原材料入库单是已经结束了的,无法进行任何修改。所以,要在修改前,一定要先删除应付凭单。

  第四、有预付款情况下的处理方法。如某个供应商比较刁,他要求企业在下单时,必须先预付50%的预付款。若企业当月下单500万,先预付了250万。在月底的时候,实际只要付款250万即可,这在系统里是如何体现的呢?

  在根据入库单自动生成应付凭单的过程中,系统会去判断,这张入库单对应的采购单有没有预付款的项目,没有就罢了,若有,则在生成应付凭单的时候,还会触发一个动作。就是关联对应的预付单据。在生成的预付款单据上,会带出原来的预付款记录,并可以根据用户的要求,自动冲销应付帐款。当然,用户也可以选择在付款的时候冲销,用户可以根据自己的操作习惯来选择。

  三、发票限额控制

  增值税发票的作用我想大家都非常的清楚。其进项税直接可以抵扣销项税额,想当于是帮助企业减少税收、增加利润。所以有些企业就开始动弯脑子了,就想着多弄点发票、多抵点税。俗话说,磨高七尺,道高一丈。国家就想出了发票限额的招数,加强对发票的管制。

  第一、仅对十万元版专用发票,规定其一次开票销售额的最高和最低限额,即限定一次开票其销售额在100万元以下(不含100万元)至10万元以上(含10万元)的数额使用的一种专用发票。一次开票销售额超100万元(含100万元)的则必须使用纳入防伪税控系统的电脑版专用发票;而对销售额在10万元以下(不含10万元)则应使用万元版或千元版或百元版的专用发票。

  第二、对万元版千元版百元版三种手工填开的专用发票,只是限定其一次开票销售额不得突破最高限额,即:万元版专用发票最高销售额不得超过10万元,千元版专用发票最高销售额不得超过1万元,百元版专用发票最高销售额不得超过1,000元;而对其一次开票销售额没有最低数额限制。

  第三、是专对电脑版专用发票的规定,因该专用发票已纳入防伪税控系统,由计算机开票,其开票数据都全部存入计算机,并实行全国开专用发票的计算机联网,可随时相互稽核查对,其一次开票销售额没有限制。

  由于这个限制,就给相当一部分的国外ERP软件,造成了麻烦。如一张入库单金额达到120万,但是,其没有纳入防伪税控系统的电脑版专用发票,怎么办?就把发票开成两张,一张80万,一张40万。但是,很多ERP软件,在入库单上只能反映一张发票信息,如台湾的鼎新软件。这就非常麻烦,给发票的管理造成麻烦。因为企业要求供应商在请款的时候,要请购单、企业入库单、他们的送货单及发票四张单据齐全才可以,而且发票的金额不能少于应付帐款的金额。否则的话,财务在ERP系统中不能生成应付帐款或者付款单。

  ERP如此控制是合理的,目的是为了保证供应商不少开发票,而且,以后稽核起来,也很方便,入库单、发票、付款单据都能够关联起来。现在的问题时,有些ERP系统一张入库单只能对应一张发票,而企业的要求,是一张入库单可以对应多张发票。所以,这就要对ERP系统进行调整。

  四、成本的计算统计

  国外一些数一数二的ERP软件,跟国内的ERP比起来,成本模块是其比较占有优势的地方。但是,中国很多企业企业的成本计算方法,让他们这些“英雄”无用武之地。如有些企业成本计算比较简便,只需要考虑材料成本即可,其他的成本,如制造费用、管理费用等等,都按照一个固定的比例进行计算。如一个产品的单位成本为30元,而企业根据历史的统计经验,设置制造费用等的成本为材料成本的20%,即6元。则此时,这个产品的单位成本为36元。

  由于这个成本计算方法相对来说比较简单,而Oracle、SAP等ERP软件的成本模块虽然比较健全,但是,若用到这些企业当中去,就有点“杀鸡焉用牛刀”的感觉,使用起来,反而很不方便。我这只是列举了三个常见的具有“中国特色”的业务流程,其他类似的流程还有很多。所以,虽然象SAP等大型的ERP软件,在国外用的非常好,但是,在国内企业使用起来的时候,难免要是水土不服,还是要经常的碰壁。所以,无论是企业准备采取国外的ERP软件还是国外的软件公司要进军国内市场、特别是内资本企业,都要注意相互了解,注意各自的“国情”,才能保证后期的合作愉快。

  五、ERP使得财务管理水平得以提高

  首先、ERP系统功能对毛利预测、合同管理更加准确和及时。销售合同报价计算在ERP系统中自动完成,每更改一次产品的配置,系统都会瞬间、准确地计算出销售收入、成本和毛利,为包括财务部在内的合同评审者、决策者提供可靠的数据支持。销售合同的评审也从各个部门轮流的书面评审变为在ERP系统中的电子评审,不仅不受地域的限制,而且评审时间由原来的5 ~ 10天缩短为1天,大大提高了工作效率。

  其次、ERP系统功能实现了对财务预算的实时控制和多角度分析。在ERP系统中,所有的费用项目全部设置在费用明细层。同时,将需要考核的单位设置成不同的“成本中心”,然后根据不同的管理或查询需要建立起不同的“成本中心组”,这样就可以灵活、方便、快捷地查询出不同的期间费用总额、部门费用总额、公司费用总额、任意组合的“成本中心组”的费用总额等。ERP系统对费用的管理还可以实现同时按部门和项目统计,这就大大方便了对研发项目成本管理或某个阶段性产品项目成本管理的需求。

  获利能力分析是ERP系统提供给企业的又一个强大的财务管理功能。具体而言,公司将内部组织根据管理和考核的需要设置成不同层次的“利润中心”和“成本中心”,并将公司年度整体预算逐层分解到每个被考核的“利润中心”和“成本中心”。当业务实际发生时,系统会将每一笔业务的收入、成本、毛利、费用及时地归集在预先设置好的“利润中心”和“成本中心”名下。管理者可以从系统的报表工具中逐层查询每个“利润中心”和“成本中心”的财务预算执行情况,分析产生偏差的原因,从而实现了对整体经营指标的分解、落实、监督、分析和考核,拓展了财务管理的视角,提高了财务管理的透明度、及时性和有效性。

  再次、ERP系统功能使资产管理水平大大提高。ERP系统可以详细记载资产购进、转移、组建以至于到最后处理的所有业务细节和过程。电子资产卡片替代了书面的卡片;一项资产在系统中拥有唯一的代号;同一资产在各部门间的流动都将记录起始时间;系统对组建的资产自动计算其新的价值;资产折旧不再是按类别而是按每项资产分别自动计提,并且按照记载的资产在部门间流动的起始时间分别列支在不同的部门(成本中心)名下。财务人员甩掉了繁重的核算工作,把主要精力放在对资产使用有效性和安全性的监督、控制和分析工作上,强化了管理职能。

  最后、ERP系统功能提高了成本管理水平。ERP作为一个高度集成的信息系统,将不同业务部门的信息高度交汇,体现物流、信息流、资金流的统一。它强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一,一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式也体现在成本管理中。从具体的管理方法来看,ERP系统强调能够实现标准成本的预先确定、实际成本发生后成本差异的分析、以成本中心为主体的责任成本管理等功能,而这些都是管理会计的重要内容。它并非停留在仅仅能够完成计算机化的成本记录、归档等传统任务,更多贯穿于ERP成本管理中的是管理会计的原则和思想。

  具体而言,标准成本的制定与企业年度预算紧密相连;实际成本的核算从最底层物料的材料费开始,逐层向上将每一件物料的材料费、人工耗用、机器耗用和制造费用累积,得出每一层零部件直至最终产品的成本。对于成本分析来说,彻底摆脱了月末结账的限制,变事后分析为可随时查询某个生产定单在不同工序上实际成本与标准成本的比较情况;可随时通过查询“成本中心报表”来观察每个生产工序上实际成本与标准成本的对比情况;可监督生产部门工时确认的准确性等等。它最终实现了成本管理的及时性。

  财务系统不仅在内部的各模块充分集成,与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成。使得企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈,从而加强了对资金流的全局管理和控制。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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