多宝ERP:从零跳跃

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在深圳福田保税区内,有着众多的生产和贸易型企业。这些企业有个明显的共同点,就是都在实行不同程度的信息化运营。某种意义上说,这是个企业信息化群体。在其中,多宝电子(深圳)有限公司的信息化历程,有着自己鲜明的特点。

  很难想象,从公司成立、投产,到ERP全面上线运行,多宝的信息化几乎是从零开始。

  落后的手工模式

  多宝电子(深圳)有限公司CEO王v凡先生是香港人,他与记者畅谈了多宝的未来规划与发展。他认为,沟通是人的根本,而声音、图像等沟通形式的完善,决定了语音市场的远大前景。因此,这也是他决定大力投入语音播放器产品研发与生产的重要原因。

  16岁就开始的加拿大生活、在跨国公司多年的工作经验,使王v凡认识到,信息化建设是多宝的“必修课”。事实上,公司在发展中面临的管理与规范等问题,也让王v凡觉得信息化投入刻不容缓。

  多宝公司于2004成立。2005年,公司实现了业务拓展,至2007年团队建设基本完善,目前已经有13个部门。在过去的18个月里,多宝电子的研发团队大概花费了150万美元去发展一个新的技术―ABA( Audio Book Architecture )。现在这个目标已经实现了,就是能够将280小时的真人发声记录储存在一片2GB的FLASH IC上,并且在声音质量上接近完美。由于该技术的成功研发,弥补了同行业中质量、容量、成本不能有效结合的缺点,使产品成本大大降低。多宝正计划将这个技术运用到电子教育、电子导游、会展等类型产品有关的市场上。多宝电子已经由一个进料加工型企业转变为自主研发、生产型企业。

  多宝公司总经理助理、财务部经理叶洁介绍说,在公司成立运作的前几年,多宝都是采用手工操作,经常出现人为计算错误,比较明显的是仓库、财务、海关等部门碰头时,数据库总是有差异,责任也不明确,成本总是难以控制。

  “有时候客户退货,我们的内存产品维修成本很难核算,因为根本就不知道问题出在哪。”叶洁表示,手工模式的滞后性,给团队的工作效率带来了很大的影响。物料没有统一的编码,各部门的称呼都不一致;统计数据差异较大;财务部无法正确核算成本;市场部不能准确报价,交货延迟现象较多;物料采购计划编制困难,容易产生呆滞料的现象等等。因此,那时部门之间的工作交流,经常是核对数据,找出问题。因为内部流程不顺畅,企业内部常常有“踢皮球”现象;管理者常常忙于充当“救火”队员。

  在这样的背景下,为了提高企业的管理水平和运作效率,多宝开始计划用一套信息系统来实现精细和全面管理。于是,对ERP的需求,由此浮出水面。

  2006是ERP选型年

  多宝ERP的上线时间,是2007年7月。

  但是,可以这么说,2006年,是多宝ERP的选型年。

  在这一年时间里,多宝接触了金蝶、用友以及香港一些管理软件企业,但感到都不是十分满意。选型要从公司的财务、物流、工程和IT部四个部门的沟通与管理考虑,同时多宝也留意甲骨文、SAP等国外知名软件产品,但从性价比及规模都不大适应多宝。叶洁说,“那时候都是带着问题与ERP供应商去交流,也借鉴了同行的做法”。

  在选型过程中,神州数码ERP团队表现比较突出,给叶洁比较深刻的印象是,神州数码ERP对客户的管理比较好,而且产品在扩展性和兼容性方面都比较适合多宝。

  此外,当时多宝选型神州数码易飞ERP,还有很重要的一点,就是在制造业领域,神州数码有着很多成功的客户案例供多宝进行交流,在本土厂商中排名第一。叶洁表示,当时与神州数码顾问沟通时,对方的顾问团队整体表现很专业,相关服务和培训工作也比较到位。

  “当时决定上线ERP,但又很难找到合适自己的产品。面对众多的供应商,需要一个个去考察、商讨和洽谈;在公司内部,大家还得经常讨论,细化和总结不同的需求。”回顾选型的过程,虽然整个多宝ERP的项目团队说得不是特别多,但其中的艰辛和困惑他们至今记忆犹新。

  ERP的选型过程,对多宝来说,确实曲折。

  搭建交流和管理平台

  从2007年7月,多宝开始正式上线易飞ERP;半年之后,上线工程完成。

  金贤华是多宝物控部的负责人,对于易飞ERP上线运营的前后,他有着深刻的体会。“对于基础数据,ERP上线以来,准确性从根本上得到了保证,仓库每月一次的盘点达到100%的账实一致,并同海关监管数据一致。从而加强了生产计划和物料计划的精确运算。”

  在以前,多宝制订好生产计划后,却发现材料要么多,要么缺,现在控制了“计划不准确而造成的欠料停产,不能如期向客户交货的事件”,交货期也得到了有效的控制。此外,ERP在物控部的明显效用,还体现在系统产生的数据及时可见,仓库的呆滞物料大大减少。

  多宝ERP的核心项目组成员之一,公司IE工程师任飞介绍说,作为电子企业,多宝的物料种类很多,并且有很多原材料是类似的,在BOM管理中存在很多物料共用、这就造成在使用系统前需要花大量的时间去手工查询和核对,现在使用系统的物料品号管理,可以节省很多人工。并且系统还可以及时提报库存呆滞料供研发部开发时优先使用、这样可以节约物料的呆滞成本,最大限度的减少了资金占用。

  财务部主管胡春萍介绍说,以前需要用手工做账,不但容易出错,且效率低,各明细账、总账都需手工登账,存在大量重劳动,财务部主要精力都用在账务核算上,根据无瑕内部监控等职能。随着ERP的顺利上线,现在财务部绝大部分数据从物流端可自动传递至财务系统,便于追溯,减少重复手工作业,大大提高工作效率。运行易飞ERP之后,信息系统可以确保最新最准的报表,而且能同时共享。各方面效益非常明显:

  (1)与供应商、客户对账准确度、效率提高,更加强了客户信用额度控制和应收账款跟催;

  (2)固定资产模块的应用,使企业固定资产、低耗品等管理更有效、更明细;

  (3)成本计算:①由以前标准材料成本核算改成按实际材料成本进行核算,能及时发现生产过程存在物料损耗等问题;②人工、制造的分摊改按实际工时进行分摊,可随时从系统查询各产品耗用工时情况,便于标准工时与实际工时的对比,更有利于职能部门对生产效率的管控③实现按批次核算产品成本,有利于每一订单利润的计算与分析④系统自动产生管理报表,如:产品成本分析表、工单成本分析表、销售毛利表等;

  (4)总账模块实现了现金流量表的自动编制、公司费用的预算管理等;

  (5)由于核算效率的提高,财务部工作重心可大大用在公司内部监控及做一些有用的分析工作,供管理层参考与决策。

  据介绍,从销售接单到生产计划、物料计划、物料供应、生产控制、出货管控、往来帐核算、生产成本核算、财务报表管理等等,企业各项业务管理进入信息化阶段。

  王v凡表示,多宝能够用好易飞ERP,是公司各部门、供应商顾问等团队协作的结果,而且,他们还要将多宝信息化建设持续深入。“信息化的目的是搭建一个交流和管理的平台,在不同的阶段,都需要具体的落实”。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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