ERP:业务流程评述之销售退货折让流程

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所属分类:ERP

其实,货款折让在很多场合都会用到,如:

  1、 当质量发生问题时,一是跟客户协商一致,直接在应收帐款上进行折让。

  2、 当有质量瑕疵时,有时候可能只是一些外观上的质量瑕疵,如商标贴错了等等。遇到这种瑕疵时,有可能会要求客户自己安排人员进行返工。只是我们企业要支付一定的返工费用。这种情况,也可以通过货款折让作业处理。

  3、 有时候,出于一些特殊的需要,还可以通过货款折让作业,来对应收帐款进行调整。

  总之,货款折让在企业中应用的还是比较多的流程。不过,有些企业可能在ERP使用之前,对于货款折让作业管理比较松散,导致在利用系统管理货款折让作业的时候,有点力不从心。下面,我就结合我的一个客户的案例,谈谈货款折让作业在ERP系统中运行的注意点。

  下图,是我一个客户的货款折让流程。

  

 

  第一步:业务员对客户提出的货款折让请求进行审核。

  当客户遇到质量问题时,他会跟企业的业务员进行协商处理的方法,看看到底是进行货款折让呢,还是退货处理。因为企业的客户觉得这笔货时间比较急,若再退回去进行返工处理的话,可能会赶不上交期。而且,该批产品只是商标出现了问题,客户企业可以自己进行返工处理。但是,必须向企业收取一定的返工费用。后来,企业客户经过核算,该笔产品总共价款为100万,返工费用预计为1万。企业的客户就向企业提出了折让1万元货款的折让申请书。

  企业收到这1万元的货款折让书的时候,就要对该申请书进行审核。若企业同意的话,则就在系统里审核折让申请书,并通知财务与客户。

  最佳应用:

  1、在建立折让申请书的时候,可以跟销售定单关联,也可以不进行关联。是否要进行关联,主要是根据企业的管理要求来定的。若企业对于应收帐款的管理要求比较严格,为了日后稽核的方便,则最好把折让申请书跟销售定单关联起来。如此的话,在后面冲销应收帐款的话(如果该张应收帐款还没有付款的话),就会直接冲减该张销售定单对应的应收帐款,而不用用户手工的去选择,到底要冲销哪一笔应收款项。若不进行关联,则财务在操作的时候,就比较有灵活性,可以跟任何一笔应收帐款,只要应收帐款还没有付款,就可以进行冲销。但是,很明显,如此做的话,对于以后的查询与稽核会比较麻烦。而且,财务每次冲销作业完成后,还需要特别的向业务员强调,冲销了哪笔应收帐款。处理起来,就相对的麻烦一点。所以,我在系统实施的时候,还是建议用户要跟具体的销售定单,甚至是销售定单中的行项目进行关联。是否要进行关联可以通过系统单据设置,进行强制的控制。控制的级别有不予关联、关联警告、强制关联等等,用户可以根据自己的需要进行配置。

  2、折让申请书在建立的时候,会去判断某个特定的销售定单循环有否关闭。一般来说,销售循环的话,要经过如下环节,销售定单-销售出货-销售结帐-销售付款。若某张销售定单出货了,或者产生了应收帐款,该张销售定单的销售循环还没有关闭。只有到销售定单对应的款项已经付清的话,系统才会认为该笔销售定单循环已经结束了。企业用户在系统里开立货款折让书、进行定单关联的时候,系统会去判断关联的销售定单(甚至是某个特定的行项目),货款是否已经付清。若已经付清了,则在单据审核的时候,系统会提醒用户,该销售定单已经付清款项了,在冲销应收帐款的时候,不能对应销售定单关联的应收帐款了。

  第二步:财务进行折让作业。

  若业务员经过一定的审核程序,同意客户的货款折让申请书之后,就要把处理的结合告诉客户以及财务。企业客户会根据这个进行应收帐款的处理;而企业的财务则会根据这个进行相关的折让作业。

  1、财务部门收到销售部门的货款折让通知书之后,首先,会在系统中做相关的凭证。凭证的制作方法也有两种。一是手工开凭证,如此的话,凭证就没有前置单据,就无法跟销售定单、货款折让通知单进行关联;在凭证审核的时候,也不会更新货款折让通知单的状态。二是进行由货款折让通知书转换折让凭证作业。在系统中,运行这支作业,可以根据货款折让通知书自动生成折让凭证。用户可以根据需要,一次性转换多张货款折让单。系统会根据客户及所关联的销售定单的不同,产生不同的折让凭证。这显然大大提高了财务用户的工作效率,而且,单据的准确性也会高许多。在转换过程中,要注意一个选项-合并折让单选项。这个选项,不要随便用。他的设计是为那些不需要销售定单、货款折让通知书、折让凭证一一对应的话,就可以采用此功能。选种这个选项后,系统在转换的时候,会把同一个客户的折让通知书,即使其关联到不同的销售定单,把他们合并成一张折让凭证。如此的话,在冲销应收帐款时,就不能够对应到具体的销售定单。

  2、财务部门把折让凭证制作好之后,由相关人员进行审核。审核完毕后,就需要做一个判断,如何去冲销应收帐款。上面我们提到够,冲销应收帐款有两种方法。一是冲销特定的应收帐款。也就是说,在折让通知书或者折让凭证上,有销售定单或者出货单的关联,则系统会根据这些信息去冲销对应的应收帐款,当然,前期是该应收帐款还没有收款。若该应收帐款的收款状态为已经收款,则系统会提示用户,这笔应收帐款已经关闭,不能再冲销。遇到这种情况的话,则财务人员只能采取第二种冲销方式。二是财务随意选择一张应收帐款进行冲销。当某个特定的应收帐宽已经收完款,或者企业对于货款折让控制的不强的话,则可以采用这种方式进行冲销。不过,为了以后查询的方便,即使采用这种冲销方式,我还是觉得用户最好在冲销的时候,能够在备注中注明一下。我在项目实施的时候,一般都是建议用户按照第一种方式进行冲销,如此的话,单据的前后关联性就会很强。

  最佳应用:

  1、单据的传递,如货款折让通知书,若手工去传递的话,显然会很麻烦。我们能否在货款折让通知书审核的时候,系统自动把该通知发送给客户及财务人员呢?其实,这是可行的。我现在使用的ERP系统已经有了跟邮件系统的集成接口。只需要这个接口,就可以跟企业内部的邮箱服务器进行集成。当货款折让书进行审核的时候,系统会根据相关设置,自动把货款折让书发送给财务与客户,如此的话,就方便了相关人员的工作。不过,这里也要注意一点,我们发给客户与发给企业内部用户,如财务其货款折让通知书的格式与内容可能是有差异的。企业要先根据实际情况,把格式定义出来,免得到时候出洋相。为了保险起见利用这个功能之前,最好先进行测试,以保证设置的准确性。若现在你们使用的这个软件,没有这个功能的话,其实,只要通过数据库的触发器,也是很容易实现这个功能。

  2、货款折让书的来源。我们不仅可以根据销售定单生成货款折让单,也可以根据出货单生成货款折让单。具体货款折让书采用哪种来源,企业用户根据自己的需要进行选择。两者的流程与操作,没有本质的区别,都是换汤不换药的。主要是考虑用户自己的操作习惯。

  3、强调单据之间的关联性。ERP系统中,各种单据的前后关联性很强,而且,后面的单据往往会对来源单据进行一些状态的更新操作。如在货款折让书生成折让凭证的作业,系统就会在货款折让书上,自动更新折让凭证的号码,如此的话,在货款折让书上,就可以关联查询到折让凭证;同时,当折让凭证审核之后,在货款折让通知书上,就会显示该折让凭证的运行状态,还会自动关闭折让折让通知书,表示该折让通知书已经生成了凭证,并且,该凭证已经审核完毕。如此的话,对于用户进行查询及转换作业的时候,就非常的方便。在转换的时候,就不会显示已经转换过的折让通知书,也就不会发生重复转换的情况。所以,我在项目的实施过程中,多次强调单据之间要相互关联,尽量采用系统自带的转换功能,而不要手动的开立单据。


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