中小化工企业如何合理实施ERP

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中国石油和化工自动化在"十五"规划中明确指出,要以信息化带动自动化,应用信息技术改造、提升石油和化工产业,加快企业管理信息化进程,提高信息技术应用水平。本文通过介绍某精细化工企业集团的信息化建设过程,探讨了中小化工企业如何能够成功的将ERP系统引入企业,通过该系统带动企业革新管理理念,形成以客户为中心的供应链管理模式,适应信息时代管理革命的变革。

  企业资源计划系统--即ERP系统是基于供应链的思想和管理方法,在MRPⅡ(制造资源计划)的基础上发展起来的集成化信息管理系统,它代表了制造企业在信息时代管理革命的发展趋势。其基本思想就是将企业的业务流程看作是一条供应商、企业本身、分销网络以及客户等各个环节紧密联接的供应链,企业内部又划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等。在ERP的管理理念里企业同供应商、销售代理和客户的关系已不再是简单的业务往来关系,而是利益共享的合作伙伴关系。

  由于ERP体现的是一种面向企业供应链的管理思想,因此可对供应链上的所有环节进行有效的管理。它从管理范围的深度上为企业提供了更丰富的功能和工具,可以实现全球范围内的多工厂、多地点的跨国经营运作。

  化工行业ERP系统实施现状

  20世纪后半叶至今,石油、天然气已成为我国的重要动力资源,石油和化学工业也成了我国国民经济的支柱产业,其发展规模与效益是关系到我国国民经济增长的重要因素之一。因此,采用信息技术,提高企业的生产和管理水平,提升效益、增强市场竞争力,也就成为石油和化工企业的当务之急。

  中国石油和化工自动化在"十五"规划中明确指出,要以信息化带动自动化,应用信息技术改造、提升石油和化工产业,加快企业管理信息化进程,提高信息技术应用水平。初步解决企业内部"信息孤岛"的问题,基本实现企业资源管理(ERP),加快对市场的反应,形成并强化企业的竞争优势。ERP作为一种先进的理念和方法论是企业实现现代化信息管理有力的武器。

  那么目前ERP系统在石化行业的应用如何呢?从国内石油和化工全行业信息化建设分析,中石化、中石油、中海油等超大型企业已经完成企业资源管理的基础建设工作,但是在中小型企业中,建立并能成功使用ERP系统的百分比只有30%,而这与国外发达国家企业信息化建设投资的统计数字有相当大的差距。

  从以上数据可以看出,ERP系统的在中小化工企业的实施率还是比较低的,而且实施成功率也不高。为何ERP系统在中小化工企业里实施效果不尽人意呢?笔者认为原因主要有以下几点:1、概念模糊。很多企业对ERP认识模糊,混淆了"ERP软件"和"ERP系统"的概念。认为只要投入资金购置计算机硬件和某种ERP软件,就可以解决企业现有管理问题。其实ERP首先是一种管理思想和方法,其次才是一种应用软件。2、企业管理机制和市场环境不完善。很多中小化工企业的还习惯传统计划经济管理方式,市场意识不强,而ERP是市场经济条件下的产物,若不克服二者根本差异,ERP的实施就难以进行。3、对自身的需求缺乏深入的研究。ERP的实施是一项复杂的工程,如何实施必须对企业内部的需求进行周密细致的研究论证,可行性分析。4、基础建设不完善。许多中小化工企业普遍存在技术设备落后,计算机基础薄弱,企业人员对最新的管理思想和技术知识理解不够,懂管理者缺乏信息技术知识,而信息技术人员缺乏管理经验等问题。

  相对而言,像中石化、中石油这样的大型企业现代管理理念较为成熟,企业管理制度和企业运行的管理机制较为健全,基础设施较为完备,人员培训较为充分,所以大型企业在实施ERP项目时遇到的阻力较小,而且容易克服。而中小型企业则因为以上所提到的薄弱环节,因而在实施ERP项目时难度很大。但是ERP项目正是着重根据企业所面临的经营环境,采取适合企业经营环境的管理理论来帮助企业摆脱管理现状,向市场经济要求的现代企业转化。所以中小企业实施ERP阻力很大却又很必要。那么中小型企业在现有条件下应当如何实施ERP系统呢?

  ERP系统实施对策

  下面以某精细化工集团导入ERP的过程作为例子来探讨如何成功实施ERP。该精细化工集团有限公司是中国染料行业的骨干企业,主要生产分散染料、中性染料、苯胺黑系列、吡唑酮系列以及乙酰系列等共8大类100多个品种;现有员工2700多人,企业总资产5亿元,年产值大约2.5亿。该企业在实施ERP系统前的存在的管理问题是:原料少,配件多;产品规格多、结构简单;物料存储形态多样,严格要求批次管理; 工艺流程采用专用设备或装置,流程和能力都相对固定,工序间连续且能力匹配性强,在最高和最低日产量间波动;成本核算分步结转,成本项目包括主要原料;手动生产环节的不良控制方式导致批次之间品质的大幅变动;外销按单生产的临时插单控制、成本核算;应收账款的控制、催收、考核等。

  针对这些问题,该化工企业决策层和管理部门进行了一个总体性的规划,最终确定建立以财务管理为中心,以产品技术数据为基础,实现业务流程中对成本及费用的预测、控制和反馈,并实现企业生产经营全过程物流、信息流及资金流的监控,使财务管理、销售管理、库存管理、采购管理、车间管理、计划管理、成本管理全面集成统一,构建一个具先进性、集成性、适应性、安全性和可扩展性的企业资源集成系统。要求整个系统满足企业核心管理的需求,近、远期投资兼顾,尽量降低投资成本,要求快速实施,迅速提高企业信息化管理水平。

  项目计划最终确定分成三大阶段。第一阶段:分模块独立实施。首先完成财务管理、基本供应链购销存管理以及财务与销售、采购、库存业务的基础集成应用。第二阶段:实现生产计划管理、车间管理、成本管理,并与财务、销售、采购、库存业务集成。第三阶段:供应链全过程的物流、资金流的全面控制与考核,支持管理者经营决策。

  随着三期工程的逐步实施,系统在3个月内就取得了显著的成效。系统可以实时按所需条件查询库存数量,为生产部门合理安排生产任务、仓库管理部门进行库存管理和控制提供详细而准确的资料;仓库账与财务账、财务账与客户账不一致的问题得到彻底的解决。市场部则运用销售系统现有的报表,对销售人员的工作业绩进行考核,对应收账款进行分析。

  管理层可以在系统上直接看到业务人员的工作进度,及时督办本部门的工作。系统实施后,企业的管理和业绩均取得了较大的突破。企业开发费用降低6%;新产品的上市品种较去年同期增长75%;企业增加销售收入1235万元;增加经济效益290万元;会计报表编制期由13天缩短为3天;部分岗位的人员得以精简。

  从该企业从管理目标着手、根据自身需求,分步实行ERP系统的过程我们可以了解到:ERP绝不是一蹴而就的一个计算机应用软件,而是一个至上而下,全员参与,循序渐进的系统性工程。鉴于中小企业在管理上的先天不足,一个ERP项目的成功导入,应当考虑以下几个方面:

  1.管理观念的转变

  ①ERP系统的实施不仅仅是一个IT项目,更是一个管理项目。在选择、实施系统时项目负责人不能只由技术部门的领导担任,高层管理人员,尤其是企业一把手必须亲自主持和参与系统实施。

  ②ERP系统带来的不仅仅是一套软件,更重要的是带来了整套新的管理思想。企业在准备上ERP系统之前,应充分认识到ERP系统的实施会不可避免地冲击企业原有的管理思想和管理模式、程序和方法,以及权责关系和体制结构等。只有深刻理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用,实现企业管理的全面变革,才能充分发挥ERP系统带来的效益。

  不少企业在实施ERP系统时,并没有意识到实施ERP系统必须同时实现企业管理的改革,只是要求系统模拟企业目前的运行状况,仅是原管理方式的计算机化,这是导致ERP系统应用不成功的一个重要原因。因此,企业在实施ERP系统时,必须同时推进管理观念的转变。从某种意义上来说,这是企业成功实施ERP系统最为关键的因素。

  2.明确企业自身需求和实施重点

  很多企业实施ERP系统成功率不高的一个重要原因就是在前期没有明确自己的需求和实施重点,许多企业对ERP系统期望过高,以为ERP系统是"万灵药",可以解决企业存在的一切问题。从而在决定建立ERP系统前,没有对本企业进行需求分析,不清楚企业应当如何通过ERP系统来解决这些问题及企业在管理方面想要达到的目标。最后很多企业实施的ERP项目只是企业现有管理模式的计算机翻版就是由于实施前的需求和重点不明所造成的。

  因此在实施系统前,应该像上面提到的化工企业一样,重点考虑以下方面:①考虑企业今后长远发展目标,同时找出近期企业最迫切需要解决的问题。对企业可以通过ERP系统解决的问题,也应当根据企业的具体情况,根据企业的近期需求和远景目标分阶段分步骤实施。同时确定ERP项目每阶段结束的标准和项目评价指标体系作为参考和修正的依据,确保每一步骤都实施到位。②分析企业现有工作流程,弄清在哪些方面未能实现快速响应市场的需求,哪些方面与企业的总体目标不符,需要进行怎样的调整和改革。③在考虑ERP软件的具体功能时,要分析企业的生产环境和生产类型,企业的组织形式对软件的要求,企业特点对软件功能的特殊要求。④分析企业现有基础建设是否完善。众多中小型企业普遍存在技术设备落后,计算机基础薄弱,企业人员素质不能适应ERP软件等。而这些问题都应该在实施前得到合理的解决。

  3.企业业务流程重组 (BPR)

  ERP系统的信息实现了最小冗余和最大共享,传统需要几步或几个部门完成的工作,在ERP中利用统一的数据库和集成的信息系统可能一次就可以完成。因此,要想使ERP系统在企业成功应用,就必须对企业业务流程进行重新设计和优化,去除冗余和无效的工作环节,从而确保企业有一个科学、规范的业务流程和管理基础,并在此基础上对企业组织机构进行相应的调整,实现扁平化管理,提高管理效率和对客户的快速反应能力。

  许多企业在实施ERP系统时,对实行业务流程重组缺乏清醒的认识,只是要求ERP系统的功能适应原有手工业务处理流程与工作方式,而不去对原有的管理模式、管理方法、业务流程和组织机构等方面进行改造和调整,结果造成企业想通过实施ERP系统来提高管理水平和整体素质的目的难以达到。

  而业务流程重组必然会涉及到部门职能的重新划分、岗位职责的调整、权力利益的重新分配等方面的问题,而且新的管理方式对人员素质提出了更高的要求。如果企业不能妥善处理这些问题,都会给企业带来不稳定因素,这正是ERP系统成功实施的难点。

  一个成功的ERP系统实施,除了以上提及对策,同时还包括其他要点。譬如说实施前专业管理咨询公司的整体方案设计,实施过程投资预算和资金分配,系统运行后的维护和扩展等都是决定一个项目是否成功的关键要素。在此就不展开详细讨论。

  不过企业应当了解ERP系统是一个因需制宜的项目,企业的信息化建设是一个循序渐进、不断完善的系统工程,推进信息化建设必须遵循"整体规划,分步实施,效益驱动,重点突破"的原则,做到统筹安排,分类指导,分层推进,分步实施,协调发展,才能取得期望的成效。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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