企业实施ERP系统以财务为中心就够了?

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不少文章都谈到类似“企业管理以财务为中心,因此管理信息化应当先上财务系统”的论点。抱有这类论点的个人和公司很多,其中不乏由电算化会计转型到ERP系统的公司,甚至有些外国公司演示人的发言也是如此讲解。

  这种理解,对企业制定管理信息化实施步骤,确实有不小的影响。有的软件公司的实施方法论中就推荐实施ERP要先上财务,许多案例报告也是如此。

  核心业务之间是集成的关系

  财务管理包括的内容很多,如资本运作、管理会计、财务会计、各种财务成本获利分析等等;但是人们往往把所谓“为中心”的“财务”局限在帐务处理范围,但这仅仅是财务会计部分,也就是传统电算化会计的范畴。

  而ERP同传统电算化会计是有很大区别的,主要体现在两个方面:从管理角度看主要是管理会计的应用,从技术角度看主要是财务信息与业务信息的集成与同步。见图1。系统会对每一项事务处理都会自动生成凭证,留下“脚印”,业务流程是“可视的”,有利于追溯和审计,也有利于业务流程的改进和重组。

  企业管理涉及的业务很多,其中有一些属于核心业务;没有这些业务就谈不上企业运作。

  我们知道,MRP、MRP II和ERP是制造业信息化管理系统极其重要的三个里程碑。这几个英文三字经中,都有一个“P”字,就是“计划”。MRP/ERP原理把企业比作一个人体,计划与控制被看成是“神经系统”,协调控制所有的经营生产活动,包括对物流的计划与控制和对成本和资金的计划与控制。所以三者都是以计划与控制为主线的。就信息化管理内部集成而言就包括了所有的核心业务。

  财务同其它业务一样,都属于核心业务。任何类型的企业,核心业务的内容可能会有变化,但却都少不了财务;也许,这正是人们容易把财务作为“中心”的一个原因。

  但是我们要注意到,每一项核心业务都是一种流程,而不同流程的发生是有先有后的,就是项目管理中经常强调的“先导”与“后续”的关系。而财务成本又是是销售、生产和采购三项核心业务运作的结果,相对于销售、生产和采购来讲是一种“后续”流程。通过财务分析,再反过来,指导或修正经营业务。这里的信息流程是闭环的,因而是“互动”的。可见,各个业务系统之间是一种相互依存、相互作用的集成关系,而不是以那个为中心的关系。

  财务管理大量的工作是帐务处理,最后生成国家财政部和公司法要求的三种报表――损益表、资产负债表和现金流量表。这些报表反映的是一个时期企业经营状况的结果,是在一定的会计期末向企业外部公开发布的信息。这里的关键词,一个是“结果”,一个是“期末”,既不能反映“过程”,又不能做到“实时”。

  在其他业务系统还没有实施之前,所有进入财务系统的原始数据,都是手工录入的,甚至是“人工合成”的,不能体现信息集成,实时性和准确性都得不到保证。报表上所有的数据都要来自各个业务系统,如果不能实时地反映经营业务的流程,不能做到业务流程的可视化,就不能有效地控制和优化业务流程,及时纠正可能出现的偏差。往往发现问题时,已经造成不可挽回的严重后果。这不是实施信息化管理系统追求的目标和宗旨。

  实现财务与业务同步,就不能只上财务系统。物料的每种类型的流动或变化都可以作为一项事务处理看待,事务处理同帐务处理要同步,才能做到信息“实时”。并不是说企业在实施信息化管理系统的进程中,不可以先上财务系统,不能绝对化。但是,如果先上财务系统,就必须对上面提到的现实情况要有一个清醒的认识。

  试想,如果一个企业生产出来的产品不符合市场需要,严重滞销,工厂停产整顿,工人拿基本生活费回家待命,处于极不景气、岌岌可危的状况。这时企业的财务科能够做些什么呢?“以财务为中心”能够挽救这种状况吗?没有经营生产业务,何谈财务?

  赋予物料以价值――成本是切入点

  许多报道成功实施了MRP II或ERP系统的企业,成本系统却往往迟迟未能实施,严格讲是够不上MRP II标准的,ERP就更谈不上了。原因很多,有些是没有实施“生产作业控制子系统”,产品成本算不出来。产品的标准成本或计划成本可以事先制订,但是实际成本要从采购和生产两个执行层的反馈信息中得到。如果没有标准成本就谈不上对成本的计划;没有实际成本,说不清执行过程中的偏差,就谈不上对成本的控制。

  不上成本系统,产品成本信息是不准确的。没有准确的成本,会带来一连串的管理问题,例如:盲目定价,利润不准,盈亏不清,产品发展方向决策没有依据。在财务报表中,涉及成本的项目很多,损益表中的销售成本和利润,资产负债表中的流动资产和存货金额都与成本有关;不上成本系统,财务报表的许多数据都会失去可靠的依据,可信度是很难说的。而实施成本系统又必须先上一些核心管理业务的信息化系统。

  所以说:物料信息同资金信息集成的一个重要的关键切入点就是成本,这一关如果闯不过,先上财务系统对管理决策的意义会大为逊色;这也是管理会计同财务会计相互关联的重要环节。

  在长期粗放式的手工管理模式下,不可能精确处理大量的数据;在ERP系统中,成本计算需要的一些参数,在手工管理情况下是不曾用到的;因此,实施ERP就必然会遇到一个“信息开拓”的问题。ERP系统的成本计算结果,有时会同粗放的手工管理得出的经验数据有很大出入,因而使人将信将疑,不敢采用。这类问题,都应当在ERP项目实施过程中,通过培训来加深理解,通过模拟测试求得可行的解决方案,而不能“知难而退”。

  极少到处题词的前总理朱g基曾经破例两次为国家会计学院题了包括“不做假帐”的十六个字的题词(诚信为本 操守为重 遵循准则 不做假账),说明国家领导人对账目真实性的高度重视。但是如果没有一个ERP系统支持,即使主观上没有丝毫做假账的念头,账目的真实性还是会打折扣的。

  如果抱着“以财务为中心“的论点,先上财务系统,所有数据全靠手工录入,不能体现信息集成和实时共享,依然是一个财务信息孤岛。即使做出几张漂亮的报表,真实性如何,对管理决策究竟又能够起多大作用,值得深思和探讨。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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