企业IT投资中ERP采购四大流程操作分析

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所属分类:ERP

采购是企业管理的一个重点对象,因为其关系到企业资金的流出。所以,采购流程也是ERP管理的一个重点。但是,很多企业在操作过程中,缺乏总结,今天在这里,我就在这里把这工作给做了,给他们这些"懒人"做点事情,希望对他们有所帮助。

  一、采购管理普通操作流程。

  各个企业虽然生产的产品千奇百怪,但是,其采购管理流程是类似的。企业大部分的采购管理流程如下:

  1、 请购。

  请购是指需求单位,当有材料需求时,向采购部门提出请购的请求。一般,在生产企业中,请购作业由计划人员来做,也有的企业设有专门的生管部门,也可以由这个部门负责。

  请购单根据来源的不同,可以分为多种。一是有MRP计划生成而来,这些材料都包括在产品的物料清单中,根据物料清单中的材料用量 与销售订单或者生产计划的产品数量,计算出需求;二是根据安全库存模型,计算出来的库存补货单,这一般由仓库人员开立;三是一般请购,即没有来源的临时性物料需求。

  一般来说,需求人员在开立请购单时,只需要关心如下问题:一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题,这些内容采购员会解决。

  2、 请购单维护。

  在请购单转换成采购单前,采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中,其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。

  供应商可以根据物料基本信息定义处带过来,而且,带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商,但是,首选供应商只有一个,即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时,发现供应商需要调整时,可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时,企业用户要及时在基础资料中进行更改,如此,可以减少后期维护的工作量。

  价格带出来的也是跟供应商关联的价格。这里要注意一个问题,就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。企业确定的材料标准价格,使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据,其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的,而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。所以,这里带出来的价格,是与供应商对应的价格,而不是企业规定的标准价格。有些不成熟的系统,如Compiere系统的采购功能,带出来的价格,就是企业设置的参考价格,这是不合理的。

  有时候,不一定需求方请够多少,采购就采购多少。采购时,采购数量由时候,还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时,则采购数量要满足最小采购数量;若采购数量有包装数量的限制时,则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。用户要注意这些规则的影响,因为,若这些多出来的材料处理的不好的话,就会成为企业的贷治料。

  3、 请购转采购。

  请购单转换采购单的时候,有一个需要特别关注,就是,当请购单维护处,供应商处为空白或者该供应商已经不允许交易了,该如何处理?

  有一种方法,处理的不是很好。如Compierr系统的这个转换功能,当某项材料供应商没有指定时,下次不能重新维护再生成。这是非常不方便的,因为人总会有疏忽,特别是当订单多的时候,若一格疏忽,没有维护全面的话,则只要删除采购单再重新来过,那就比较麻烦了。

  我认为,比较合理的做法是,若一项请购单有六项物料,其中两项因为疏忽,没有指定供应商时,在请购单转换成采购单的过程中,系统会把已经有供应商的物料生成采购单,比提醒错误信息,说有哪两项物料因为没有指定供应商而无法生成采购单,在请购单维护处,维护后,在不需要删除采购单的前提下,就可以把这两项物料生成采购单。如此设计,才比较方便与合理。大部分系统,如神州数码的易飞ERP系统就是如此处理的。

  4、 采购单维护。

  采购单维护主要是做一些日常的维护工作。需要提醒的是,有些更改工作,最好通过采购订单变更单处理,如此,能够保留历史修改记录,方便后续的追踪与处理。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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