ERP系统实施中的可行性研究以及实施问题研究

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所属分类:ERP

由于ERP实施中涉及到应用企业的现有管理模式及其对ERP系统的需求、ERP软件的质量、ERP软件供应商的内部管理、ERP实施服务和管理咨询的支持、企业内部对ERP项目的全面管理、企业和ERP供应商合作成立的项目组织的责任分工等关键领域的众多活动,我国企业在实施ERP系统的过程中遇到了非常多的问题,也获得了丰富的经验教训。

  项目成员能够按照ERP实施步骤预料实施结果与计划的吻合程度,促进企业针对实施标准进行持续的过程改进,提高ERP软件实施的质量,促进企业管理模式的更新,使得企业按时、按预算、按效果地完成ERP管理工程。

  分析ERP系统以及实施问题

  由于ERP系统涉及到企业资源和计算机,而且涉及到企业财务应收应付流程、发货与收货流程、客户订单接受与生产单发放流程、盘点流程、领料与出库流程中企业的深层业务活动,因此对ERP实施的过程中要对计算机软件的实施过程以及实施过程中的管理进行双层的监控。这要求企业既要对软件实施本身的生命周期的需求、计划进行实现,同时还要对实施本身的管理变革进行监控,以典型的流程和单据来驱动项目的开展。

  我国企业由于对ERP本身的陌生、对ERP实施过程的管理模式的变迁缺乏经验,因此很难对实施质量进行把关。通过对多家MRPII/ERP应用企业的实地调查研究,发现当今我国企业实施ERP系统存在以下几个问题:

  1、 新名词不断冲击企业主,这样就给企业主设置了较高的ERP心理门槛。

  由于ERP系统是一个综合性的系统,从ERP供应商、ERP咨询公司、企业ERP宣传、政府对ERP的推动、研究单位对ERP的介绍都是从不同的角度来看待ERP系统及其实施,而且涉及到经济利益和商业机密,因此较难全面地提供ERP实施的详细资料,而且深入浅出介绍ERP系统及其实施的书和文章也很少,因此使得整个ERP实施方法的研究有难度。

  此外,新名词不断冲击企业主,这样就给企业主设置了较高的ERP心理门槛。心理恐惧使得众多的管理人员把ERP看得很神秘,因此对于ERP实施过程的把握显得非常难。

  2、符合或贴近我国企业实施ERP项目的实际需求和定制过程。

  国外ERP软件公司实施方法非常细致,每个阶段和过程都有具体的文档和可交付的成果,而且步骤严密、实施周期长,但是在实际执行过程中由于企业发展快、实施顾问水平有高有低、企业管理水平的低落和人员素质不高、实施经费不足、培训不力等众多因素使得项目执行中不能按照规定的ERP实施方法做,高昂的实施成本使得某些ERP项目避重就轻,项目的彻底实施落空。

  3、 国内众多ERP软件公司内部管理的薄弱和对ERP实施中的管理问题不重视。

  有的小型ERP软件商没有充分理解实施方法和项目管理方法的作用和地位,甚至认为ERP实施和项目管理是一个概念。

  还有某些ERP软件商设立了自己的ERP实施方法,但是由于企业内部培训不足和实施能手缺乏,对于项目实施过程中的关键业务活动没有落实,尤其是对企业新旧业务流程的对比缺乏详细的描述,ERP实施变成了主要是对软件的技术支持,仅仅针对ERP软件的配置、数据初始化、上线等生命周期中的后续阶段进行处理,导致项目变成了软件实施,而没有针对管理进行变革,实施的风险增加,稍有不慎就导致ERP项目的失败。

  4、企业不能深入了解具体的ERP实施方法和具体实施活动。

  通过了解中外ERP实施方法在不同行、不同规模的企业的运用效果,比较中外ERP软件公司的ERP实施方法和项目管理方法,本文引入ERP实施的能力成熟度模型来细分ERP实施的可预见性、可计划性,打破ERP实施的神秘感,促进企业加强与ERP软件公司和管理咨询公司的合作,使得企业采用工程管理的方法和项目监督的机制来如期完成项目。

  5、ERP的实施缺少一把手的参与与有力支持,使项目的进行缺少推动力。

  这是普遍性比较强的问题,经常听业界的同行强调ERP是所谓的一把手工程。发生所谓的高层领导不重视,没有有力支持的问题,个人认为原因还是没有找到正确的执行支持者。ERP解决的是企业内部的资源管理问题,企业的最高决策者往往关心的是企业的外部市场环境、销售增长等。对于内部的资源问题,负责的往往是常务副总,或者生产副总,对于以生产为核心竞争能力的加工型企业,负责的仍然是企业的最高管理者。因此理顺企业内部的人脉关系,发挥资源的有效作用,是企业在实施ERP过程中首要解决的问题。

  ERP实施中的可行性研究

  由于ERP实施是对软件开发、管理咨询、企业变革等智力活动的生产,同样可以把单件小批量的生产模式通过生产过程的标准化和质量控制而提高生产能力。也就是说,可以通过对ERP实施过程的透明化、规范化和运行的强制化得到可重复的实施效果。

  ERP实施过程中的实施能力是可以通过成熟的实施过程、可验证的努力而得到预期的实施效果,而且可以对实施过程中关键活动领域的质量控制的深浅不同对ERP实施进行分级评估。

  1、ERP实施成功因素分析

  ERP实施能力成熟度模型的提出借鉴了近年来国内外ERP实施的成功因素分析方法。

  首先,对国外学者提出的"企业实施ERP过程是先潜入水底后浮出水面的艰难过程"进行了扬弃。

  其次,对近两年来国外学者引入社会学领域的变革管理并且研究企业文化、社会文化对实施ERP的影响进行了分析。

  最后,对我国近两年众多企业的ERP实施的成功因素进行了归纳,对从ERP应用企业角度、从ERP软件商角度、从ERP咨询公司角度总结的ERP实施经验和失败教训进行了提炼。

  2、ERP实施过程的管理

  ERP实施过程是软件实施过程为主线,而且是众多成功因素动态作用的过程。ERP软件实施都是质量管理的范畴,而且可以对ERP实施的关键活动和关键领域进行类比,因此,ERP实施的能力成熟度模必须从软件开发和项目管理两个角度来动态控制ERP实施的质量。

  3、ERP实施的能力成熟度模型

  类似于软件能力成熟度模型,ERP实施的能力成熟度模型主要用来评估ERP应用企业、ERP软件商和ERP咨询公司的ERP实施能力和改进ERP实施质量的管理方法,目的是帮助实施各方对ERP实施工程的关键活动进行管理和质量改进,保证按时、不超预算地完成ERP项目。

  建立ERP实施过程模型

  ERP实施过程复杂,牵涉到的人员角色比较多,因此,本文从项目管理、数据管理、方案管理、培训管理、技术管理等五个方面分析实施过程中的活动,建立ERP实施过程模型。

  ERP实施项目管理活动是指在项目过程中控制项目进度和成本,保证能够按时提供给客户符合需求的高质量产品而进行的活动。项目管理活动的内容包括:项目计划管理、项目组织管理、项目质量管理、项目风险管理、项目成本管理等。

  ERP实施过程中,数据管理工作是关系到系统能否成功实施的关键。按照ERP实施的生命周期,数据管理包括:数据识别、数据标准化、基础数据整理、原型测试数据整理、数据迁移、数据清理、数据检验等活动。

  方案管理是在项目实施的初期根据需求定义项目目标,然后根据企业现行业务流程分析结果,制定出合理的客户方案予以实施,并将实施的案例进行分析归档,作为实施知识库中的实施案例指导今后的实施工作。方案管理层的主要实施活动包括:业务流程描述、过程差异分析、标准组件选择安装、新流程的开发及交付、系统方案的评价与归档等。

  ERP实施过程中存在大量的培训工作,从培训管理层面看,ERP实施阶段的主要活动包括:培训计划制定、中高层领导培训、系统管理员培训、核心操作组培训、二次开发培训和最终用户培训等。

  技术管理主要从系统运行环境的角度分析ERP实施过程中的活动,主要活动包括:系统实施平台和环境的确定、系统安装配置、培训环境的建立、系统测试环境的建立、最终运行环境的建立和验收。

  ERP实施的初级阶段

  ERP实施的初始级是定义了ERP系统的输入、输出和实施范围,即知道要买ERP系统的模块、要实施哪些模块,而怎么实施、ERP模块里到底有什么不知道,实施过程是个黑箱,理由是"这不是买白菜萝卜可以试,ERP软件看不见里面有什么,怎么试?"。因此,初始级的ERP实施项目处于未加详细定义的无序过程中,系统的实施进度、预算、ERP功能、ERP实施的质量不可预测,遇到问题时常常放弃原有的计划而陷于编程和二次开发的陷阱里。初始级别的ERP实施是混乱的,这主要表现在五个关键活动领域"ERP选型、ERP实施周期、ERP软件公司和管理咨询公司的支持、ERP项目管理、ERP项目组织"的能力成熟度都不高,前期准备工作不充分导致后续工作难以展开。

  首先,企业在实施前准备上的问题。

  初始级的企业虽然也成立了项目小组,但是在ERP选型时不理解ERP系统,不知道怎样考察软件商和软件、对ERP的需求不明确,总的说来是不知道ERP到底能够给企业做什么就购买了ERP系统,因此,ERP系统的引进仅仅被企业少数几个管理人员认同,没有发动管理人员对整个系统进行消化,企业也没有备足实施人员和后续资金就上了ERP系统。

  此外, ERP软件产品质量不过关。

  某些小型ERP软件公司的产品不成熟、属于小规模试制阶段,难以驾御ERP软件实施的整个生命周期的活动,ERP软件商更没有对整个项目进行管理监控和质量考核的内部管理机制。因此当ERP项目遇到阻力和实施困难时,ERP公司往往发挥实施人员和编程高手的能力进行二次开发,使得整个项目陷于企业的手工管理模式中不能自拔。忽视ERP系统对企业管理模式的改进、陷入系统编程和测试上、把原有的ERP系统功能弃置不用、虎头蛇尾是初始级ERP项目失控的标志。

  此外,企业在项目组织的问题。

  企业不具备稳定的ERP实施环境和维护环境,整个项目的成熟能力取决于某几个人的个人能力,如果实施主力不能如期完成任务,企业领导就换人,使得项目的主观性、个人英雄主义浓厚。如果项目偶尔取得成功,往往是在黑暗中摸索了一段时间、经历了见不到天日的胆战心惊后才取得的成功,以致于项目负责人发现走出黑暗后对成功感到后怕、不敢继续扩大实施的战果。此外,初始级别的ERP项目成功与否很大程度还取决于软件公司的支持力度和实施能手的开发经验,如果能干的实施人员不能留住,或者ERP软件公司出现人员变动,项目就进入接近瘫痪的状态。

  ERP实施的过程阶段

  ERP实施的可管理级是在已定义级基础上对项目目标和实施过程建立起了定量化的质量管理,对于所有项目的重要活动都进行工作量和质量的连续计量,因此,整个项目具有可预期的高质量。

  为了达到ERP项目的高质量,ERP实施规定了高层经理必须介入项目的具体层次和具体时间,对项目经理介入项目的时间也做了硬性规定。此外,可管理级的ERP实施非常重视项目小组间的协调,对于小组间协调的工作也进行了定量化,对于项目例会制度也进行了定量化,对于跨部门的实施小组中的工作也有计量,跨部门的工作包括信息部门派到管理部门的人数和工作量以及管理部门支持信息部门的人数和加班工作量;最后,对项目偏离计划标准的情况有书面评价和记录,并且有高级经理进行审核、批准。

  可管理级的定量和保质工作又是围绕一个核心工作"培训"来展开,整个项目从头到尾都定义了各级项目人员的培训内容、培训进度和培训时间,而且每次培训都通过考核来评估培训质量,培训的老师必须具备认证的培训资格,培训的内容包括需求定义的培训、计算机基础培训、数据库培训、开发工具培训、编码培训、系统测试培训、编写软件操作手册和管理制度的培训、软件维护培训等。

  ERP实施的最高级阶段

  ERP实施的优化级是ERP实施的最高级,企业通过引进管理咨询、业务流程重组和ERP系统对整个企业过程不断优化,对企业过程中的管理变革进行合理预期,对变革过程合理控制,并且获得预期的变革效果。

  实施ERP优化级的企业有优厚的资金、有较强的管理基础、有训练有素的实施队伍,而且能够寻找市场上成熟的ERP名牌产品和咨询厂商。实施优化级的企业会预期ERP实施对财务、采购、生产、人力资源等关键管理领域的变革,能预先判断变革的阻力,主动寻找出企业现有管理的长处和短处,以达到用西方管理模式改造企业自身管理缺陷的目的。

  同时,企业善于辨别管理咨询方案、业务流程重组的有效性,对管理变革的成本和收益进行分析,稳妥地对ERP实施过程进行控制。这个级别的公司可以自发地不断改进企业信息系统的应用,对可能的过程变更和持续改进进行优化。其中变革包括对可能的变革进行识别、评估管理变革后的影响、批准变革、实施变革;持续改进又包括定义好目标、分析问题的来源、测量改进的效果等。

  进行优化级的ERP实施需要企业对国内外ERP软件的性能有深入的了解,对ERP系统的计划模式、领导模式、组织模式、控制模式有细致的分析,对于引入ERP系统对企业将引起的管理变革有预期、并且做出变革计划,通过实施最后把ERP中的模式用企业的管理制度进行确认,纳入到企业的日常工作中。

  通常这些工作要有两方面的技能,一方面是熟悉ERP系统的性能及其蕴涵的西方管理模式,另一方面是熟悉我国企业的管理模式和企业发展的规律。谨慎的公司还要求咨询公司和ERP供应商对典型的管理流程变革进行先导性的试验和示范模型的演示,这样可以对未来遇见的问题和结果可以定义,从而确立ERP系统作用最大的管理区域及其导入顺序,通过对实验结果的教训进行分析来决定是否终止试验。

  由于企业不能停止生产而上ERP,实施的风险大,大型企业一般请专业的咨询顾问公司介入企业的流程变革,与ERP软件商一起完成项目。例如联想集团在引入SAPR/3系统时先请德勤公司对企业的业务流程进行了一个多月的诊断。德勤公司利用了该公司企业流程知识库模型IndustryPrint,对联想集团的业务流程重组进行了优化。这个业务流程知识库模型已经成功地在100家以上的ERP系统中应用。

  因此,可以方便地在联想集团中区分联想的主流程、分流程与SAP系统的标准流程和分流程的差别,而且有文档记录流程间的差异和差异的原因,通过考察功能的匹配程度和差距可以判断出改善的可能性,同时书面报告每个主流程和分流程的效益。德勤公司对联想财务系统、管理会计、物料管理、生产计划等主要流程上进行了剖析后,提出了联想新业务流程模型的核心系统的开发,指出了流程改造的风险高低,在财务、生产、物料、管理会计方面共诊断了流程100多个,使得企业对实施ERP后的前景有了判断,为后续ERP实施描绘了蓝图。

  ERP实施的应用策略

  从上面ERP实施的能力成熟度模型框架和能力等级可以看出,我国企业实施ERP系统处于不同的等级层次上,这与企业的ERP投资多少、企业规模大小、企业的ERP应用基础有关,企业处于初始级别和重复级别的占多数,这就为我国企业实施ERP系统提供了改进的方向,也为广大ERP软件公司提高ERP实施的质量提供了指南,也为咨询公司实施业务流程重组找到了切入点。

  由于我国的ERP需求并没有完全成熟,把优化级的要求套到只有初始级的需求企业上去是难以找到支持点的,这就为我国广大的中小ERP软件商提供了生存的市场,使得他们紧贴中小企业的需求把ERP项目实施得价廉物美。

  同时,ERP实施能力的成熟度模型也为国外ERP软件商提供了改进的方向,也就是让企业花最少的钱在最短时间内出效益,针对规范化的ERP实施方法进行裁减,提供适合中小企业的解决方案和实施方法。

  结论

  当今,ERP系统得到越来越广泛的应用。本文主要关注于ERP系统实施过程中的知识管理内容,目的在于通过知识管理手段,沉淀已往ERP项目实施经验,加速当前项目实施过程,提高实施质量。

  总之,对企业ERP实施的能力成熟度进行评级可以对项目的进程进行有效的计划、组织、领导和控制,可以对ERP应用企业、ERP软件公司、ERP咨询公司的工作进行考核,从而促进我国大批中小企业提高实施ERP的成功率。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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