如何避免ERP激情上线后被打回原形?

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所属分类:ERP

王维揉着太阳穴,对着电脑工作了一天,这会儿眼睛和大脑都累到了极点。王维是公司的ERP项目经理,几个月下来,开了无数沟通会,开了无数个夜车,ERP系统终于成功上线了。面对老总的赞扬、业务部门的祝贺、演示结束时的掌声,ERP项目组每个人都笑成了大花脸。

  但让王维没想到的是,ERP上线后的成功胜利很快遭到了质疑。随着时间的流逝,大家对ERP系统的抱怨开始越来越多。表面上看ERP运行是风平浪静,但是暗地里却是波涛汹涌,ERP运行的阻力也越来越大。这让王维想起了一句话“ERP上线≠ERP成功”,换句话说,ERP在上线之后还将面临更多的困难与痛苦,激情过后随时有可能被打回原形。

  一.祝贺鲜花还没有枯萎,ERP就惨遭打回原形

  (1)上线后半年,ERP象断了线的风筝

  软件厂商把ERP系统实施到可以试运行,就算成功上线了。但王维却万万没有想到当软件厂商一松手,公司的ERP系统就像断了线的风筝一样随风飘流。王维对着阻力重重的ERP系统欲哭无泪,他感概万千的说:“ERP在上线后的6个月内,是最辛苦,也是最脆弱的时候”。的确,这段时间是ERP项目的成败关键,如果没有坚持,很容易功亏一篑。常见的症状是软件用起来不是很便利,而且效果也没有马上显现出来。所以,上线后常常伴有失落感。

  在过去的观念中,ERP的实施上线是非常困难的,但只要系统上线应用了,那么企业的管理水平就会随着系统的应用而迅速提升。但实际上有调查却显示,30%的企业会在1~2年内对ERP进行更新换代,还有40%的企业则在4年内会采取同样行动。可见,应用不是很理想的ERP很快就会被企业淘汰,而应用良好的ERP系统也需要经过调整才能适应新的环境。

  (2)新流程还没有巩固,旧阻力就已死灰复燃

  在ERP项目中,一般要通过流程重组的手段对原有的流程进行梳理。但是,冰冻三尺,非一日之寒。靠短短的几个月实施时间,就改变员工的操作习惯是不可能完成的任务。随着时间的推移,在ERP系统上线后,企业的业务情况、管理情况及人员发生变化是不可避免的事情,故ERP系统的参数不断调整也是很正常的事情。在ERP运行中如果不能及时对系统参数或业务流程进行调整,系统就会与实际运作脱节。因此,很多ERP运行半年、一年后,ERP的使用效果反而没有刚上线的时候好,很大一部分就是这个方面的原因。

  我们实施顾问认为,ERP实施过程是有一股力量,在动力跟阻力之间的平衡不断往前推。在ERP项目刚上线的时候,企业对于实施管理的比较严格,属于严打阶段,动力占绝对的上风。但是上线后,企业开始放松对实施的监督与管理,动力撤掉后阻力就会占上风,以前的手工操作流程就会死灰复燃,重新悄悄登上舞台。这个阻力一不留神就会要了ERP的命。而且,一旦这种阻力象病毒一样蔓延,形成星星之火,可以燎原,企业就会发现阻力无处不在。

  (3)高潮过后,ERP项目组成了弃儿

  公司上线ERP项目初始,公司从上到下都兴致高昴,老总也总是问这问那的,部门经理的配合也非常积极。可是ERP上线后,他们的这种兴致反而没有开始那么高了,好像ERP一上线万事就解决了一样。有一段时间,甚至有媒体讨论,ERP实施完以后信息中心是否应该寻求新的出路。

  现在王维只能打掉牙齿吞到肚子里,痛苦只有自己才知道。实际情况是上线不难,使用才是最大的困难,系统上线后各种烦恼才刚刚开始。当初系统上线时,公司确立了明确的上线目标,从老总到基层员工整个公司的力量都投入进来听从IT部门调配,ERP项目经理往往占据主导地位。系统上线之前各业务部门都非常配合,但是在系统上线之后,业务部门的不适应和小问题几乎是天天发生。而且,业务部门对不适应往往是抵制的。

  (4)系统宕机频繁,稳定性成了最多投诉

  与此同时,保障系统的稳定性和保障数据的安全,成了王维在系统上线后最大的痛苦。ERP项目上线与试运行之后,系统的运营维护通常由企业IT人员自行负责,不再有顾问支持,尤其缺乏系统性的指导。随着时间的流逝由于种种原因,ERP系统慢慢成为一个黑箱,谁也不能清晰的描述ERP系统是如何支撑企业业务的。因此,ERP在做升级、维护时,没有一个很好的依据,频繁的故障就成了稳定性最大的问题,也成了最多人投诉和抱怨的地方。

  (5)人才流失严重,疲于培训新员工

  曾经有很多企业非常困惑的是,ERP上线成功后原来的ERP实施团队如何处理。ERP项目上线后留不住实施人才,这是ERP实施公开的秘密。具有ERP项目上线实施经验的IT人才往往是挖角的对象,而核心组员的流失往往关系到ERP系统正常运行的根本利益。另一方面,流失了对系统有丰富经验的人员也意味着公司会整日疲于招聘和培训新员工。正因为如此,王维才会在提到一个不久之前离开的出色员工时,接连用了三个“非常可惜”,核心优秀人才的离开对于ERP运行的影响,由此可见一斑。

  二.为什么ERP容易被打回原形?

  (1)管理体系跟不上ERP系统的设计

  当ERP刚上线时,有很多的内部管理问题并没有体现出来,当ERP运行越来越深入的时候,王维才意识到公司内部的管理没有跟上,公司管理体系与ERP系统体系脱节。

  (2)员工工作习惯没有改变和素质提升

  员工素质的提升是整体ERP效应能不能提升的重大指标。这一次ERP惨遭打回原形给王维最大的体验之一是,只有当员工素质达到一定程度后,整体管理水平的提升才能使ERP的运行达到最大效应。如果员工工作习惯没有改变和素质无法提升,再大的ERP投入也只能做到事倍功半的效果。因此,上线后还必须建立扎实与有效率的员工培训。

  (3)没有很好解决实施的遗留问题

  ERP上线时考虑到为使实施顺利进行,可能会把一些难以处理的问题暂时搁浅,当ERP上线后就应该要着手解决好实施的遗留问题。企业上ERP真正的困难并不是技术,因为技术都能够很好地满足实施的需要,困难是如何理清各种复杂的遗留问题。对于遗留问题,上ERP后,需要从组织机构、工作流程、人员管理、责任分工、权力分配、绩效考核甚至员工技能方面都要进行配套地调整,如果企业忽视了这点,就会出现ERP被打回原形的尴尬局面。

  (4)项目组解散,ERP制度成镜花水月

  通常情况下,无论是软件公司还是企业本身都对上线看得至关重要,于是为了保证系统顺利上线,企业会不惜血本成立专职项目组,制定奖励政策。但是随着系统的成功上线后,项目组也就随之解散,相关制度也就变成了放在镜框里的照片。而事实上,企业要想保证ERP系统的持续运行,必须要制定相关的运行制度和办法,更必须要有专门的组织和人员去从事ERP运行工作。

  三.如何避免ERP被打回原形?

  围绕ERP上线后如何让系统长期稳定运作,项目组必须要有清楚的认识,这是一个不容忽视的问题。上线成功只是走完了第一步,只有持久的稽核与维护才会不被打回原形。

  (1)时时保证数据的真实可靠性

  ERP系统最大的特点就是数据的必须准确和及时。ERP上线前的数据主要是静态的基础参数设置,只要组织大量人员进行攻坚战,一般能顺利解决。根据ERP的说法:“垃圾数据进,垃圾数据出”。显然ERP上线后,让数据时时真实可靠是一个长期的任务。但是一般来说企业在ERP上线之后的前几个月都会遇到数据不准的问题,造成这种局面并不是企业的过错也不是软件的过错,这是一个必然的过程。因此,在ERP系统运作初期必须建立对系统数据关键点每天稽核的制度。

  (2)业务流程的保持稳定和适应性微调

  ERP实施和应用都需要非常关注企业的业务流程。如果说数据是基础,那么流程就是灵魂。ERP上线前会对业务流程进行改进或重组,主要是为了让ERP软件流程与公司业务流程配合一致,这对公司来说属于大规模改革性质的流程改进。但在ERP上线后,也必然会发现很多的管理制度与ERP系统还会有差异与不一致,这个时候就需要对原有的业务流程进行调整。但有一个前提是,必须先确保业务流程的稳定,然后才能进行微调和改良。否则,整天处于大规模的革命性业务流程变动,会让员工不知如何操作,对ERP系统的稳定运行是致命的打击。

  (3)建立上线后IT维护流程制度

  一般来说,公司为了保证系统上线都会成立专职ERP实施项目组,并制定奖励政策。但是在系统的成功上线后,项目组也就随之解散。而事实上,必须要有专门的团队和人员去从事ERP的维护和改良的工作,并使IT服务团队的工作流程化,以便于配合各业务部门提高工作效率,而不是漫无边际的天天做救火队员。

  (4)ERP运行应走上规范化道路

  ERP在企业实施后,实际上是迫使企业各项管理工作走上规范化的道路。因此,在ERP上线后,必须将销售、采购、库存、财务等业务处理方式规范化。这与管理上要求的规范化也是一致的,这也是ERP规范企业管理流程的最好的证据。为此,企业需要根据ERP上线后企业实际业务及流程等方面的变化,建立一个规范化的ERP管理制度。

  (5)人才的储备

  随着ERP的普及,有着ERP经验的员工,特别是主管级的员工,会越来越受企业的欢迎。若这些人才的流失,企业对新人重新进行培训会花费不少的时间和精力。有时候,员工的流动的是不可避免的,天要下雨娘要嫁人,企业也是没法控制。但是企业应该未雨筹谋,一方面,应要对关键员工要“看牢”。要想方设法留住这些人才,特别是刚刚上线后的一段时间内,防止员工“学成毕业”后离去。另一方面,还要存储一些“储备人才”。当人才流失时,能够最快的补缺其空位,以确保ERP运行的稳定。

  总而言之,ERP上线后,表面上看企业的ERP运行是风平浪静。但是,暗地里却可能是波涛汹涌。任何一个因素,可能都会把ERP打回原形,让企业无功而返,所有的成果都化为乌有。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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