新ERP与旧财务系统 谁整合谁?

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所属分类:ERP

XHC公司在ERP项目启动前,财务系统已经使用多年。在从国内一家知名ERP供应商那里采购这套财务系统的同时,也选购了部分ERP模块,如库存、应收应付款、固定资产管理等模块,但除了总账模块,其它部分用得并不理想。因此,选型开始前项目经理赵峰便将这家公司的ERP产品排除在外。但也正因如此,赵峰的麻烦也接踵而来。

  沿用财务系统,还是选择财务模块?

  财务系统与ERP系统之间的关系一直是项目经理赵峰比较头痛的问题。在ERP选型阶段,赵峰曾试图说服财务何总监使用ERP系统的财务模块,而放弃以前的财务系统,这样做,显然可以避免因财务系统与ERP系统对接而带来的麻烦。

  赵峰:全公司的信息资源都应该集成到ERP系统中,ERP实施后,采购、库存、计划、生产、成本、销售将被整合成一个有机的整体,您看是不是可以将现在的财务系统停用,改用ERP系统的财务管理模块?

  何总:我们的财务人员使用这个系统已经很多年,对各方面都很熟悉,处理业务驾轻就熟,我不想让他们换新系统,而且ERP还是国外的产品,能不能适应还不得而知。

  赵峰:财务人员经过培训,会很快学会使用新系统的。无论是什么系统,只要熟悉业务,学习起来并不难。

  何总:现在的财务系统,无论是财务数据处理,还是打印的凭证、账簿都已得到了税务、审计部门的认可。据我所知,国外的ERP软件在财务方面跟中国的国情相差很远,开发区就有一家公司使用了国外的ERP软件,打印出的财务报表简直不能看,更可笑的是,竟然因为尾数问题,导致账目不平衡,我们也不想像他们一样闹笑话!

  赵峰:ERP系统中,许多财务凭证是系统根据操作自动生成的,其中有些数据(特别是成本方面的)是根据种种规则分摊的结果,难免有些尾数差,要解决这个问题并不难。至于表格什么的绝对不会有什么问题,我们可以根据财务部的要求做出任何格式的报表。

  何总:那么多自动生成的凭证,弄不好会使财务数据产生动荡。做财务的讲究稳健性,我不可能拿整个公司的财务数据去冒这个险。

  赵峰:如果财务不使用ERP,那就会严重影响ERP的集成性,ERP产生的许多数据不能传递到财务系统。

  何总:解决这个问题也不难啊,可以要求ERP供应商制作ERP系统与我们财务系统的接口,这样既能保持集成,又能让财务人员对获得的ERP数据有所判断、取舍。

  显然,赵峰无法说服财务总监,但找到总经理那里,得到的答复也是以保持稳定为重。显然,ERP模块与财务系统之争,只有一个结果:两套系统并存,开发接口!

  开发自动接口,不如选择人工输入!

  然而,赵峰无论如何也没有想到,虽然ERP供应商承诺制作这方面的接口,但随着ERP实施的进行,双方都发现,制作接口并不容易。

  令赵峰非常尴尬的是根本找不到提出需求的人。为了制作接口,赵峰找财务人员做过多次调查,但结果并不理想。

  赵峰:我们想做一次关于ERP系统与财务系统接口的需求调研。

  钱会计:什么是ERP系统与财务系统接口啊?

  赵峰:ERP系统运行过程中会产生大量的数据,如库存交易、成本、应收应付款等,我们可以使用接口将这些数据转换成会计凭证,再导入到财务系统中。

  钱会计:你们为什么要把数据导到我们财务系统中来呢?你们的硬盘空间不够吗?

  赵峰:不是。虽然我不是搞财务的,但我觉得财务人员如果想对公司的财务状况进行综合全面的研究分析,就必须有大量的数据做支撑,而ERP系统可以提供这方面的信息。您觉得需要ERP系统为财务人员提供哪些信息呢?

  钱会计:我也不知道我们需要什么信息,但我觉得我们需要的信息财务系统中都有啊?

  秀才遇到兵,有理说不清!在财务人员眼中,现有的财务系统是最熟悉的,也是最完美的,无论应收款也好,应付款也好,都是财务人员在财务系统中录入凭证生成的,不觉得这方面ERP系统能提供多大的帮助,相反,如果使用了ERP,一旦与供应商或客户的往来帐目出现问题,原因反而更难查找。

  经过多次商谈,赵峰与财务部门达成一致,开发接口将各车间、仓库每月相应库存、成本报表,从ERP系统导入到财务系统。

  然而,开发接口是需要了解原有财务系统数据库结构的,赵峰找到财务系统供应商,但对方拒绝提供数据库结构咨询方面的服务,理由是财务系统的数据相当严肃,不允许外部系统直接操作它的数据库,如果需要导入凭证,可使用该公司提供的导入工具。

  “一个小小的工具就要花上几千块?”一向“银根紧缩”的财务何总监,显然不愿意花这笔钱,“与其花钱买个不熟悉的数据导入工具,还不如像以前一样人工录入。”

  财务的强权再次得到了印证,从财务系统选择到要不要开发接口,赵峰这个ERP项目经理节节败退,信息化让人减轻工作却得不到应有的支持,本来可以放手大干的信息化项目,却因受到成本和诸多因素的制约而泯灭了许多光芒。不是赵峰不理解,而是中国企业信息化太难太难……


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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