分析:对ERP企业实施有效税源监控的途径

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所属分类:ERP

随着经济全球化和信息技术的迅猛发展,ERP这种全新的管理理念和管理方法正越来越多地被现代企业特别是大型跨国公司所接受和运用。从当前无锡地区的实际情况来看,来无锡投资的跨国公司中有70%以上使用了ERP系统。并有不断增加的趋势。如何从企业的ERP系统中快速、简便地获取相关数据,实现对ERP企业有效的税源监控,成为税务部门面临的新难点。

  一、ERP系统的概念及其特点

  ERP(Enterprise Resources Planning)是企业资源计划的缩写,它是一个集合企业内部所有资源,进行有关计划和控制,以达到最大效益的集成系统。它不仅仅是一种软件,更是一种先进的管理思想和管理方法,是及时系统(Just In Time)思想和物料需求理论在ERP中的应用。它是在物料需求计划(MRP)和制造资源计划(MRP II)的基础上产生发展起来的,其核心是MRP II,即以销售订单为主线,根据产能平衡,生成主生产计划、物料生产计划,在此基础上组织采购和安排生产,最后根据销售订单的要求对外发出商品、开具发票和收取款项,并由此形成相关的应收、应付、成本、存货核算等财务数据。与传统的财务软件相比,ERP增加了采购、生产、销售及人力资源信息等功能,并实现了数据的自动传输。ERP系统具有以下特点:

  1数据的高度集成。系统集供、产、销、人力资源等信息于一体,主要功能已从单纯的财务核算转向确保企业各环节的正常运转,财务总账模块仅仅是其中一个很小部分。因此,在对其实施税务管理时最有效的方法是直接在系统中查看数据。

  2.表现形式不直观。传统的财务软件,账证表的逻辑关系非常明确直观,基本延用了手工记账的套路。但在ERP系统中,账证表数据直接从数据库中抓取,流程关系不明确。有时甚至会导致总账、明细账不平,究其原因,主要是由于涉及的使用人员、使用环节极多,在抓取数据时有其他数据写入,导致总账、明细账取数的时点不一致所致(这一情况可通过前后期数据的明细查询得到验证)。另外,在绝大多数的国外软件中,账簿都采用报告的形式,不进行借贷余分栏,也没有方格线,因此直观性大打折扣。ERP系统的不直观还指它的科目全以代码反映,没有对应的文字描述,且编码非常繁杂,既包含一般财务软件中科目的基本信息,还包含地区、公司、工厂、部门、仓库、库位等信息(这一情况在企业数据要汇总到集团公司总部时更突出)。

  3.权限设置明确,以流程控制质量。ERP系统一个很明显的特征在于它的权限设置非常细致,分工很明确。不像常见的国内财务软件都有一个超级用户,只要通过这个超级用户,任何环节的操作都能进行。在ERP系统中,系统规定了你有什么权限,就只能在这个范围中操作,哪怕是上层领导.也不能直接操作下级的有关业务,更没有超级用户的概念。在系统中获取一个数据往往要涉及公司的很多操作人员。

  4.机制凭证居多,书面记账凭证装订不规则。由于系统信息的高度集成,相关数据通过系统内部自动流转,如材料、半成品的车间领用、半成品、产成品的完工入库、有关费用的预提等,都是通过机制凭证实现的。只有涉及外部书面凭证时,如外购材料入库、付款、收款等情形,才以书面凭证的形式进行装订保管。这与传统的手工记账、甚至是财务软件记账企业的情况有很大的区别。

  二、对ERP企业实施有效税源监控的主要途径

  1.“订单一订单”穿行测试,借以了解系统的基本 功能。ERP系统中相关信息的流动是以销售订单为主线 进行设计的,测试时可以围绕销售订单进行。我们可以 任意选择一个销售订单,来踉踪系统中的材料采购、入 库、生产领用、产成品完工入库、销售出库等方面的执行、授权、数据流转等信息,对照财务总账模块相应数 据,了解物流信息的流转过程、在财务处理模块中传递 及核算的正确性、内控制度执行的有效性等情况。

  2.以科目余额表为基础,对企业的财务报表进行核对。一般而言,跨国公司的ERP系统都是根据集团统一要求进行设计的,大都采用西方会计制度进行财务核算,系统产生的报表不能作为正式报表直接对外报送,中间必然有一转换过程。因此,我们应该根据企业某个时点(通常是-12月31日)的科目余额,对企业的资产负债表和损益表中相关数据进行比对,了解中间转换过程,进而确定财务报表、企业申报数据的正确性、合理性。

  3.通过销售管理模块来查证销售收入数据的正确 性。一个销售订单在最后货物发运、财务上作销售处 理后(即订单的各个环节全部执行完毕后)会被自动 关闭。通过查询未关闭的销售订单情况,追踪到该销 售订单的进度,来查找当前发出货物未及时开票申报 销售的情况。另外,销售模块中还提供了较强的销售 统计分析功能,我们可以统计一段时期的销售情况, 同该时期财务销售数据进行比对,对差异部分再进一 步调查取证,来确定某一时期发出商品未销售入账的 情况。然后再根据订单、合同等约定的条款,来确定 这一未销售人账发出商品数据的正确性和合理性。

  4.了解成本核算过程,确定成本数据的正确性。 应该说,成本核算是ERP系统的一个核心部分,也是 最复杂、最难以确定的部分,因为这一过程都是根据 相关参数设定后系统自动取数、计算完成的,因此有 必要对成本计算过程及核算方法加以重点关注。实务 中可以通过询问成本会计,结合企业的生产工艺过 程、物料清单等相关信息进行,重点把握成本归集范 围的正确性、公共费用分摊的合理性及标准成本差异 结转的准确性等内容。 另外,也可以物料清单为依托,来验证成本数据。企业的产品与各明细物料间都存在一定的依存关系,这一关系在ERP系统中即为物料清单。实务中可以利用这一信息来验证成本计算表中相关数据的正确性。以单产品生产企业为例,如果物料清单显示生产1个A产品需要用2个单位的B材料,那么当成本计算表中显示这一比例关系失衡时,我们就有必要对企业的成本核算数据作进一步确认,以验证成本数据的准确性。 还可以通过销售管理模块查证收入、成本的配比情况。有的ERP系统提供对订单的发货时间、发货数量、收入、成本、毛利情况进行分析汇总的功能,因此可利用这一信息对财务数据进行比对确认。一方面可以分析每一订单的毛利情况,判断定价、成本计算方法的合理性:另一方面可以对成本结转数与收入的配比情况加以验证,以确定是否存在将其他发出混入销售一并结转成本的情况。

  5.通过仓库管理模块来验证存货、销售收入、销售成本等方面数据的正确性。在仓库管理模块下,可以对库存情况进行即时智能查询。实务中应对当前存货进行必要的抽盘,以确定系统中存货数据与实际情况是否一致。

  6.通过固定资产管理模块,确定企业折旧费用的计提情况。这一过程可以根据总账模块中折旧费用机制凭证来进行(前提是固定资产模块在系统中正常使用)。即通过某个月份的折旧费用凭证,查询到每个固定资产的具体情况,主要包含资产名称、增加日期、原值、预计可使用年限、预计残值率、折旧计算方法、已提折旧、当期计提情况、尚可计提期限等方面的信息。这些信息在固定资产管理模块中都能找到,实务中我们只要对其中部分资产的相关内容及实际情况进行抽查即可判断折旧计提金额的合理性与正确性。

  7.结合税务核算过程,查证企业纳税申报数据的正确性。如前所述,由于目前公司使用的ERP系统以国外软件为主,且多在集团公司内部统一使用,在设计这些系统时更多考虑的是集团总部所在国财务核算原则和纳税申报要求,与我国的税务规定可能会有某些细节上的不一致。为进一步减少管理风险,及时发现和防范企业由于某些疏忽造成的申报不实现象,我们还必须对企业的税务核算过程进行必要的关注。通过对企业税金(特别是增值税方面)核算过程的了解,寻找可能存在的部分脱节现象。

  8.要特别关注某些企业中存在的物流系统与财务核算系统相互独立的情况。有些企业,物流管理采用的是一套系统,财务核算采用的又是另外一套系统,两者数据相互独立、互不兼容.物流系统产生的某些财务信息要经过人为转换或两次录入后才能成为财务核算的基础数据。严格来讲,它并不是真正的ERP系统,但这种情况在当前的企业中还相当普遍。由于两套系统相互独立,信息传输需人为转换,这样就造成了数据的两次存取,技术上不能保证数据的一致性和准确性。与此同时,也为某些企业对财务数据进行加工粉饰创造了极大的便利条件。从以往对这些单位的管理情况来看,利用这两个系统相互独立来人为调节财务数据的案例不在少数。因此,对这一现象,我们应引起足够的重视。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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