出版ERP在苏州大学全面实施完毕

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开元时代2008年9月26日快讯:苏州大学出版社日前全面实施了开元时代自主开发的出版ERP系统,包括出版社编务管理系统、出版社出版印制系统、出版社发行管理系统和出版社财务系统。目前各项系统均已全面运行,并取得良好的运行效个。

  苏州大学出版社使用的是原圣波的出版社网络管理系统(按协议,版权在2004年已归入我公司),编印发是圣波系统,财务是另一家软件商提供,这个项目的难点是要将两套系统的数据合并在一起。

  2007年3月中旬,苏州大学出版社根据业务季节特点,决定在最好的时机实施出版社管理系统。双方经过彼此进行密切沟通,制定了缜密的实施计划,前期工作包括数据导入、初步核对都是在公司异地操作。四月中旬实施人员进驻苏大出版社现场实施,通过现场实施首先要解决的是导入的数据在整个系统中能否顺畅的流转。经过对数据进行核对、加工和整理,实现了移植数据的成功运转。接下来的任务是在新系统进行补单并同时测试流程,细化功能包括界面和操作修改。经过双方共同努力,到5月底,编印发业务全部进入正常轨道,并通过新老系统一个多月的运行比对,各部门都对新系统十分信任,此时领导果断决定停止使用旧系统,从6月开始正式启用新系统。

  编印发的实施,现场进行了一个半月,可以说在当时还是公司实施历史上一个记录。

  后来应出版社的要求,对软件系统又进行了一次较大的二次开发,大大改善了运行功能,并增加了物流系统的许多功能。

  [项目报道]

  苏州大学出版社实施出版社管理系统效果显著

  开元时代2008年1月25日快讯:苏州大学出版社实施出版社管理系统通过半年来的成功运行,取得了显著效果。

  苏州大学出版社编印发使用的系统是原北京圣波公司(注:该公司业务于2004年5月并入本公司)的VF软件,而财务却使用了另外一家公司的软件,一直两边不能共享,长期存在帐帐不符,帐实不符的问题,通过这次整合,实现了编务、出版、发行、财务一体化。

  编务上解决了新老书号问题,同时解决了出版署上报问题,能够自动生成出版署上报文件,总编室不再需要通过重新录入上报书目内容,减少了劳动强度。

  出版系统真正实现了材料管理、计价管理和印制管理的协调运作,增添了上报印制委托书功能,为出版部门提供了全方位的办公方便。

  特别是发行系统,灵活的数据导入导出,为出版社生成各种报告报表提供极大的方便,订单的导入也为发行减轻了工作量,新的仓储解决方案,大大改善了了发书、退书的运作流程,使工作效率提高60%,仅盘点这一项,就由原来的14天降到24小时,扫描枪(POS机)的接口的开发,不但使工作效率提高了,劳动强度降低了,而且也大大提高了各个环节的精准率,发错书的情况减少了,相应的退书也减少了,出版社的效益也就不同程度的提高了。

  初熟的果子―苏州大学出版社管理信息系统项目实施侧记(2007年11月)

  2007年3月中旬,苏州大学出版社根据业务季节特点,决定在最好的时机实施出版社管理系统。双方经过彼此进行密切沟通,制定了缜密的实施计划,前期工作包括数据导入、初步核对都是在公司异地操作。四月中旬实施人员进驻苏大出版社现场实施,通过现场实施首先要解决的是导入的数据在整个系统中能否顺畅的流转。经过对数据进行核对、加工和整理,实现了移植数据的成功运转。接下来的任务是在新系统进行补单并同时测试流程,细化功能包括界面和操作修改。经过双方共同努力,到5月底,编印发业务全部进入正常轨道,并通过新老系统一个多月的运行比对,各部门都对新系统十分信任,此时领导果断决定停止使用旧系统,从6 月开始正式启用新系统。

  苏大项目采取业务和财务分步实施,所以接下来的重点就是财务部分。由于社里原来用的是通用财务软件,纸张以及图书都没有明细账,而我们新系统的规范是一书一账,且细致到印次,所以初始的工作量非常大。明细都要以业务部门为准,但由于财务本身核算滞后以及很多历史原因,业务和财务的账并不能完全对上,所以要将差额找到,并进行处理。初始完毕后,账务处理就完全按照新系统的规范走,财务所有的核算数据都来源于上游的业务部门,且可即时处理,解决以往滞后问题。但为了保持账务的连续性,社里决定在接下来的账务在新系统里核算,打出凭证后,在旧的财务软件中手工录入一遍。到明年年初启用新系统,所有账表都在新系统里实时产生。

  苏大是迪威奥特的第一个签约客户,苏大出版社在各方面都给与很大的支持,在我们遇到问题时,苏大出版社领导没有简单地选择放弃,而且还鼓励我们继续坚持不懈,在项目实施过程中既高度支持,又耐心等待,可以说,我们系统是在苏大出版社的怀抱里成长起来的,拿管理仓库的沙老师的话来说:“你们这套软件,就像童养媳一样,没长大就过门了,在我们这里从一个小丫头变成了大姑娘,现在做了我们媳妇,就看会不会生孩子了”。

  回顾历史、总结经验,我们迈出了第一步!该项目的顺利实施得益于苏大优秀员工的积极配合、出版社领导的强力支持,公司各位工程师的汗水和智慧。信息化建设是‘一把手’工程,苏大项目就是一个非常鲜活的案例,高社长在项目实施过程中出现的问题指示全社要先分门别类,弄清楚哪些是关系到流程的,哪些只是操作方面的。要先解决前者,不能不加分别地全部压给实施人员。要确保软件先流起来再细化。我们实施工程师在工作总结中这样描述说:“高社在项目实施过程中稳扎稳打,分布实施的策略实在让人折服”。

  今年10月中旬,我们又派出工程师,对财务系统进行最后的跟踪实施,我们盼望着编务、印制、发行、财务、社长系统、办公自动化系统早日在苏州大学出版社实现一体化运作。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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