刚柔并济,做好ERP项目评估

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一说起ERP评估,很多人会皱起眉头,无从下手呀。ERP评估真的有这么难吗?其难就难在于没有参考的标准,没有量化的标准。不像一个生产线项目,投入进去,可以计算产量提高了多少,可以量化。但是,ERP项目是个综合的项目,很难用数字去量化它。

  但不能说,ERP无法评估。笔者认为,企业可以从两方面去评估ERP的实施效果,一是柔性的标准,靠企业主观去判断;二是硬性的标准,靠具体的数据去量化。

  一、柔性标准。

  1、帐套数据是否统一。

  在上ERP数据之前,各个部门对统一数据内容往往都有多个版本。如采购价格数据,可能采购部门与财务部门都有一个版本,其数据往往不统一;又如生产成本数据,财务部门与生产部门又可能各自有各自的版本;再如库存数据,采购、仓库、生产对同一种材料的库存数量可能有三种以上的版本。这些数据的不统一,为企业的决策、计划、利润分析等等,都会带来比较大的麻烦。

  为此,第一个柔性指标就是看这些帐套的数据,在整个公司内是否只有一个版本。若只有一个版本,说明这个指标达标了;若各个部门之间还有自己的版本,则说明还存在某些问题,顾问要了解其中问题的原因,是出在那里,是各个部门之间统计的方法不一致,还是查询的方法不对。找到问题后,再对症下药。数据的统一,是评价ERP是否成功的最基本的一个标准。

  2、流程的可控制性、连贯性。

  如采购价格的审核程序,在企业的规章制度中,规定采购价格的变更需要采购员申请,采购经理审核,物流总监复核,财务部门存档。但是,在没有上ERP系统前,当采购价格变更时,有时候,采购员只让采购经理审核,而没有让物流总监复核,有时候甚至私自更改价格,连采购经理都没签字审核。因为企业采购物料繁多,采购经理也不可能记得住每个物料的价格,这给有些采购员,有了可乘之机。

  而有了ERP系统,就可以使得这个流程按即定的程序走。这就好象在一条马路上,ERP就好象红绿灯,指挥着信息的流程,该停则停,该走则走。企业在进行ERP评估时,就要考察一下,企业的相关管理流程是否可以进行ERP自动控制,而不要去人为的干预。如上面的采购价格的变更,若采购价格跟企业上次确定的采购价格不一致,则系统定单就无法审核,也就无法下发给供应商,更加无法入库。而只有采购经理、物流总监等人员在系统中审核后,采购价格才能变更,采购单才可以审核。若能实现这一点,就说明采购价变更流程在ERP中,得到了控制。说明,ERP对现有的管理流程具有可控性。

  流程的连贯性,有两方面内容,一是单据的开立能否连贯起来,二是单据的倒查,能否顺利进行。如能否从报价单直接开立销售定单,然后根据销售定单生产采购和物料计划,然后再根据此计划生产采购单与生产定单,然后根据此分别生成原材料入库单和生产入库单。最后,再根据销售定单生成出货单,根据出货单和原材料进货单分别生成应收帐款与应付帐款,再根据此,生成收款单、付款单,最后产生相关的报表。若此流程能够一气呵成,则说明,ERP的流程连贯性是不错的。若在形成的过程中,磕磕碰碰,或者需要人为较多的干涉,则说明,在流程设计方面,要么是本身企业流程连贯,要么是设计有缺陷,总之,流程方面的管理,不怎么完善。

  流程的连贯性,不但体现在顺着跑,倒着走也要畅通无阻。如在库存盘点是,发现仓库里多了笔货,通过系统,要能够迅速查到这笔货是什么时候入库的,什么时候采购的,用于生产哪个销售定单中的哪个产品的。若收到客户投诉,说某个产品质量不好,要能够通过ERP系统,马上查到该产品是出自哪条生产线,哪个班次,用了哪些供应商的哪些材料,甚至要能追踪同批次的产品、同材料生产的产品、同生产线生产的产品,有否相同的问题。

  若流程顺走、到走都畅通了,则说明流程的连贯性方面还不错,否则,企业跟软件公司都要进行自查,看是那方面出现问题,再进行改善。

  3、有关工作的自动化程度。

  信息化管理,就是要使得相关作业自动化,减少人为的失误造成的损失。所以,ERP评估的另一个柔性的标准,就是其有关作业流程,人的因素是否减少,作业自动化程度如何。

  如销售定单的下达流程。在手工操作下,销售定单的下达要经过多到程序,如价格、成本的核对,产品信息的核对,包装方式的确认,交期的协调等等。而采用ERP系统后,价格、成本等信息会自动跟预定义的信息进行核对,包装方式等也会默认上次该客户的包装方式,系统也会判断客户要求的交期,企业能否按期完成等等,可以减少大部分的人为确认,从而实现流程的自动化,提高工作效率。

  评估ERP自动化作业的另一个功能是,再订货点及安全库存建议报表。因为当企业下达采购定单到供应商送货时,中间有个间隔,这个日期叫做交货期。有了这个交货期,企业就不能当材料用光时,才下采购定单,如此,则可能会导致企业生产的中断。而应该在企业还有一定的存货时,就开始下采购单。那这个一定数量的存货是多少呢?ERP系统要能够根据相关的模型,帮企业算出这个合理的再订货点,并当库存数量底于这个订货点时,要给相关人员报警,说某某材料要采购了。

  安全库存也是类似的道理。安全库存是企业为了满足不时之需要,而设置的库存。安全库存数量太高,会占用企业的资金,太少,又起不到其应有的作用。所以,一方面,ERP要能够根据相关模型,找出合理的安全库存,同时,当低于这个库存时,ERP系统要能够自动报警,并生成相应的请购单,让相关人员去请购、采购。

  当然,企业还可以根据自身的情况,去收集一些需要ERP自动执行的流程,然后在系统评估时,评估这些流程的自动化程度。

  当然,顺便说一句,流程的自动化最终是要根据企业准备的基础数据来决定的,若相关基础数据准确、齐全,则人为的干预会比较少,相反,则系统在运行的过程中,会要求人工的配合。

  4、数据的自动化收集与分析。

  在手工操作阶段,老总想要知道即时的应收帐款余额,有多少应收未收的款项;哪些产品现在是赚钱的,哪些是亏的;客户的利润贡献率是多少;等等。都要相关人员进行收集、计算、分析,每个一天时间时得不出来结果的,有些甚至有一个星期。而ERP应该能够帮助企业,快速、准确的得到这些数据。

  按理说,现在的ERP系统,基本上都可以得到这些数据,并进行相应的计算分析。问题在于,ERP能否根据企业的数据,得到正确的结果。影响其结果正确性的因数有基础数据的准确性、操作的准确性、单据是否及时审核等情况。若结果与现实差异较大,则企业要同顾问一起寻找原因,看看是在哪个方面出了差错,哪些方面有待改进。

  因为数据的自动化分析要靠其他系统模块的积极配合才能进行,如产品利润率分析,就要靠销售模块、生产模块、成本模块、财务模块等各个模块的积极配合,有一个模块使用的不好,就可能导致结果不准确。所以,其是一个综合性的分析指标。若这个指标准确了,就可以在一定程度上说明,其他模块应用的也比较好了。

  5、操作的便利性。

  ERP说到低是一个工具,是给用户进行操作的。所以,在项目评估时,也要考虑用户的感受,要听取用户的意见。看看其业务的操作是否便利,界面是否友好等等。若一支简单的作业,操作非常的烦琐,即使是因为员工不熟练,那也说明,这个项目没做好,因为培训员工操作是顾问的本职工作。他们操作的不熟练,要么是你们的软件操作不够友好,要么是你培训工作没倒位。总而言之,是项目有缺陷。

  以上笔者总结了一些ERP评估的柔性标准,因为这些评估没有量化的标准,主要是靠人为主观的判断,所以,企业在评估是,一定要客观公正,才显得有意义。在下篇评估的文章中,笔者将总结一些刚性的标准,即可以量化的标准,供大家参考。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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