抵御经营风险―后ERP时代企管信息化药方

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“经理,这是市场部下月的采购清单,请您审阅并签字。”小李把单据放到了行政部经理的办公桌上,心里盘算着还缺几个领导的签字,他们是否都在办公室?行政经理看到前面的几个签字,随即也签下了自己的名字,并将单据交还回去。接过单据,小李说了声谢,继续着他签字的历程。

  类似的“签字”流程每天在很多企业中不断上演,说是加强控制,但在很多企业中,这种各部门领导联合签字已经被视为一种过场。看到已经有人在上面签字,也就签下了自己的名字,既不问为什么签字,也不问所签单据的内容,当然更不会检查单据的正确性、合法性。因为他们知道,就算自己所签的单据出现问题,还有那么多的领导一起承担,有什么好担心的呢?本来是一种好的方法却被不适当地运用,结果造成了相互推诿、无人问责,控制没做好,反而出现了更多的问题。

  除了上文说的联合签字外,还有很多其他的控制方式因无法得到切实的落实,造成了内控流于形式,管理失控、会计信息失真、虚假财务报告等舞弊事件频繁发生。

  后ERP时代的风险控制

  近年来,内控和风险成为了报刊杂志中出现最为频繁的词汇之一。一时间各大企业纷纷开始寻找第三方专业机构为其开展培训、制度和流程咨询,但与“平衡计分卡”热类似,企业却缺乏必要的工具来固化流程,形成有执行力的制度,ERP就被看做是这样的工具。

  的确,通过重塑基础管理,可以建立起更为科学的管理体系和业务流程,并通过ERP系统加以固化,使其更规范、更有效率。与此同时,信息化、流程化的管理模式,也降低了人为因素对过程管理的影响,减少可能出现的舞弊事件。然而,一个完整的控制系统应包括管理制度、管理流程、管理工具。管理制度帮助企业形成良好的控制文化;管理流程为各部门员工开展业务指明方向;管理工具则固化了制度和流程,帮助企业更为有效地实施控制。事实上,ERP系统并不足以满足企业控制风险的需要,更具针对性、更为精细化、能够切实加强内部控制、防范风险的管理工具成为管理层寻求的对象。这样一个关系企业生死存亡的任务就交到了IT经理的手中。

  IT经理们的压力猛然增大,盲目实施ERP的时代已经结束。选择和引入满足管理需求的软件,搭建控制系统,成为IT经理们必须要思考的事情。这些软件包括全面预算管理系统(用于加强过程控制,防止资源过度使用造成的风险)和风险管理系统(用于防范内部管理失效,避免出现舞弊事件)。

  全面预算管理与内部控制

  全面预算管理是一套综合管理工具,也是一套系统的管理方法。它从公司战略出发,通过合理分配人力、物力和财力等资源,对公司的经营活动进行整体规划和动态控制,以监控战略目标的实施进度。

  全面预算管理的引入,使企业领导人能充分掌握组织的经营情况和财务结果,并通过过程监控及时指导业务活动的改善和调整。严格的预算审批程序使企业资源按照经济、合理的方式使用,防止出现资金链断裂造成企业瘫痪等事件的发生。为固化这一管理流程,可以引入全面预算管理系统,该系统不但在功能上覆盖完整的预算管理循环,在管理流程方面,支持灵活的预算方案定义,同时提供预算编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持。

  内部控制系统是企业搭建高效控制系统不可或缺的组成部分。由于内部控制涉及企业各个部门、各项业务,影响范围之广、之深可想而知,因此,IT部门在实施内控信息化时,首要的任务就是与各部门沟通,获取相关业务信息,包括:业务类型、操作流程、负责人员等等,据此选择合适的信息系统。

  而一个完善的内部控制信息系统平台,应使企业能有效地协调和管理整个组织使之共同参与到管理中。在设计上还应融入一些商务智能和模型,能够与各种业务系统进行有效集成,从而使复杂的管理制度和流程变得更加简易。

  由于企业的具体情况不同,所关注的关键控制点亦不同,选择控制软件的功能自然也不同。但万变不离其宗,有效的内控软件应具备如下几个特点:

  首先,系统要提供强大的权限控制和管理功能,既能够让不同部门的人员参与内部控制管理,又能对其权限进行灵活控制,以保证公司经营过程的安全。同时,系统还应实现内部控制流程管理的自动化,高效完成数据提交、分析、流转的操作。

  其次,系统应实现与实际数据的集成。系统应提供通用接口工具,支持与各种数据库系统、文本文件、Excel文件等进行数据集成。

  最后,系统应促进经营分析更及时准确。应具有强大的自动分析能力,能通过数据接口自动获取实际数据,系统可以自动进行数据的对比分析。同时,系统能够将分析的结果方便、快捷地以各种图形展示出来,形成管理仪表盘,从而使内部控制管理的制度、流程和结果更直观,以帮助领导更加便利地实现有效管控。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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