探析企业信息化过程中ERP系统的制衡问题

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进入信息化管理阶段的企业,一般会强调业务的制衡,由于电脑的存在,人们对其存储的数据总是感觉不放心,有时看得见却摸不着,有时只能读出结果,却不了解过程。对数据的准确性总有惴惴不安之感。就像一位没用过银行信用卡的客户,还是感觉兜里装着现金踏实。ERP系统能够制衡吗?能够像手工时代那样,搬出一摞摞的账本和原始单据查询和追溯吗?ERP真的能够堵塞管理漏洞监督不法行为吗?

  回答这些问题,我们要回到企业如何管控的问题上。首先要理解啥叫制衡,企业制衡是怎样产生的。所谓制衡,就是掌握权力的两极相互制约、权力均衡、力量均等。这个概念在企业管理组织体系中是相当重要的。机构设置、权责分配、人员分工,也遵循木桶理论,如果不能制衡,有强势、弱势的区分,势必造成管理水平不高,达不到预期的效果。管理水平决定于瓶颈环节,这个瓶颈就是最低木板的高度。企业管理是综合的、立体的,要照顾到方方面面,不能在任何地方出了问题,因此,组织部门之间的制衡是关键,追求每个管理环节的制衡也就成为管理决策者门的理想。

  制衡是稳定的基础,是组织形成最大合力的前提。一个企业在追求细节化管理的过程中,如果没有科学的手段,即使是建立了一个职责分明、权责清晰的管理机构,也不能摆脱人员臃肿、人浮于事的厄运。管理是由许多环节构成的,过程越细、环节越多,管理的事就越多,需要的人员就越多,就更容易造成部门、人员之间扯皮严重、士气低落,管理效率低下的境况,在现代企业经营中追求效益最大化,事事都要讲究低成本的情况下,管理者们面对无谓的制衡,还要三思而行。

  曾经有家机械加工企业,由于产品适销对路,年产值不是很大,利润尚可,为了加强管理,决策者们决定在"严"、"细"上下功夫,建立了一整套较为科学的组织体系,指标细化、量化,人员分工明确。比如在财务管理上,管现金的不能管记账;在仓库物资管理上设置了保管员、记账员、整库员、配送员等。做到了相互监督、相互制衡。但最后的结果却不是很好,管理人员多于一线的直接操作人员,两个指挥员,一个战士,创造价值增值的人员减少,企业效益下滑,陷入困境。

  企业的ERP系统是解决制衡和组织扁平化的良药。组织扁平化的方向包括上下和左右,ERP作为科学的手段,通过基于数据共享的管理,使原来的管理工作变得简单、易行、公开、透明;减少了重复操作,合并了管理环节,提升了制衡层次,大大提高了管理效率。

  同样是这家企业,在实施ERP系统后,进行了职位的重新设置,能够合并的同类项都给予了合并,减少了人员。管理效率不但没有降低,反而由于管控手段的加强,管理的触觉更细、更深。比如在ERP系统中,通过登陆密码、作业权限、单据传递流程的设置将现金会计和记账会计合并,一人操作,相互制衡的职位发生了变化,由其他同事或部门领导监督;仓库管理则把保管员、记账员的职位合并,制衡上升到高一级的职位之间制衡。这样以来不但减少了管理层次,还减少了诸多业务。

  比如原来的业务存在"对账"工作,之所以"对账"是因为存在多本账。保管员、会计员甚至其他人员都各记一本账,保管员记数量账,会计员记资金账等。他们从不同的角度记录物资的走向,为了校对,就出现了"对账"的业务,这不仅费时费力,还容易出错。ERP系统实施后,大家对账本或单据的处理都是通过一个途径,只是处理的方式不同,有的录入、有的审核、有的校对、有的修改,使企业管理中叫人头疼的所谓"制衡"变得及时、愉快和轻松。

  更有一些企业,干脆依照规范、标准的ERP系统功能架构,重新设置部门机构和流程,也不失为很好的想法,例如生产科改为工单管理部,物流部,计划调度处等,其实随着ERP系统的不断深入,原来的职责设置都失去了字面意义,一些新的代用符号也必将发生根本的变化。由此可见,ERP系统的制衡是另一模式的制衡。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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