ERP+智能表单:新希望集团的另类选择

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所属分类:ERP

 智能电子表单与ERP产品站在同一个起跑线上进行竞标,这本身就闻所未闻。而最后,新希望集团没有延续业界通常的方法――在一期ERP的基础上继续升级,而是选择书生的智能电子表单系统完善自己的ERP,更是让业界觉得做了一个另类选择。面对众多的国内外优秀的ERP厂商提供的优秀方案,智能电子表单系统是如何胜出的?

  新希望集团的希望

  新希望集团是致力于实业经营的综合性企业集团,是农业部等九部委评定的农业产业化国家重点龙头企业,是中国最大的饲料企业之一,中国西部最大的乳制品、肉食品企业,同时在房地产开发和化工产业也有相当的规模,在国内和东南亚共拥有170家各种类型企业,员工3.5万余名。

  新希望集团在2004年下半年实施了金蝶的ERP,总体效果还是不错的。不过,当时ERP分步实施的结果,主要集中于集团总部的生产经营管理,分公司之间是独立终端,对于集团与分公司之间的数据整合并没有过多涉及。但由于集团规模庞大、分公司众多,所以在生产经营管理上,新希望集团面临着许多问题。归纳起来,问题集中在五个方面:一是数据采集途径不畅通。新希望集团与30多个分公司,在处理业务时通过电子邮件方式,由于互联网不稳定,数据不能及时有效地集中,而且常常发生由于一两家分公司报表数据丢失或延迟而影响集团的整体统计等情况。二是集团与分公司数据不对称。集团与各分公司没有统一数据平台,使得数据的收集工作呈现半手工模式,集团与各分公司数据信息不对称,集团对分公司的绩效考核等工作缺乏规范性,透明度不够。三是数据实时性差。由于规模和所获数据时效性的限制,集团无法实时掌握各分公司的经营情况,以便进行管理和监控,只能采取旬报、月报的形式进行事后分析。四是人工统计分析困难。大量数据需要大量人工进行重复性录入、整理、分析,工作量大,效率低,错误率高。五是错误数据难以定位。企业在填报数据时经常出现数据填报格式或内容不准确的情况,经总部汇总后,数据如果出现偏差,已经不好确定问题出现在哪里。

  为此,新希望集团想通过一套系统,解决集团与30多个分公司的生产经营数据的采集和分析。绣球一抛出,引来众多国内外ERP厂商的关注。“集团与分子公司的信息互通,二期ERP可以很好解决”,在演示中,国内外ERP厂商都演示了自己的方案。南方新希望集团信息中心经理李文胜和南方新希望集团经营管理部部长黄国刚边看演示边和自己心中的希望进行比较,“嗯,ERP注重流程控制,还是不够理想。”这时,书生的智能电子表单系统进入他们的视线……

  希望的两个火种

  书生负责新希望集团的项目经理张维军熟练地向新希望集团的负责人演示书生的智能电子表单系统。智能电子表单系统主要针对新希望集团目前的现状与困惑,强调数据的“采集+分析”:数据采集上,根据业务的需求,定制灵活多样的表单样式,满足业务使用的要求,实现跨区域、多分支机构的数据集中和数据统一管理,便于总部监控各分公司的业务情况;数据分析上,灵活的统计分析功能,可实时监控分支机构的运营情况,以支持领导决策,方便领导操作。张维军的话切中新希望集团的需求,成为点燃新希望集团希望的两个火种。

  接着,张维军介绍了实施书生智能电子表单系统的成本和实施周期。成本比上二期ERP低了几倍,实施周期只需要两个月,而且不需要对集团及分公司的流程进行大的改动,不会对业务造成中断和影响。如果要修改填写表单内容,ERP需要重写程序,书生智能电子表单不用,可以灵活自动生成……经过多因素比较,新希望集团决定选择书生的智能电子表单系统来完善生产经营管理系统。

  2005年7月,新希望集团与书生公司签定合同;7月~8月,进行系统开发、项目培训;9月1日,填报系统正式上线;10月31日,分析系统正式上线;11月,进行网络安全性处理和权限控制等;12月1日,项目正式验收。

  以智能电子表单为中心的新希望集团生产经营管理系统,包括数据填报子系统、后台管理子系统、基础信息维护子系统、申请审批控制子系统、智能统计分析子系统几大主要模块。

  数据填报子系统是一个通用的数据录入和管理工具,它严格保证表单数据的质量,灵活控制数据访问的权限,支持数字签名和电子印章,充分保证数据的安全。值得一提的是,数据的填报除了在线填写,还可以离线填报。

  后台管理子系统模块可以实现的功能主要有:组织结构管理,包括部门管理和用户管理,管理部门上下级关系及详细信息,管理用户并为其分配部门和岗位;用户授权,对系统各个用户的使用操作权限进行控制;表单管理,包括表单类型管理、表单维护授权等;映射管理,包括表单的映射文件的发布,已有映射文件使用状态的控制、下载、更新、删除和查看;报表管理,对所有报表分门别类进行管理,授予用户查看报表的权限以及报表的新增、更新和删除。

  基础信息维护子系统模块实现的主要功能是根据新希望集团及各子公司的基础信息、产品变更信息、销售区域变更及原料、药品相关信息进行及时维护,方便总公司对公司产品、消耗品的统一调整和管理。

  申请审批控制子系统根据新希望集团及各子公司的工作流程进行相应的流转,实现各种申请签约付款的一系列审批过程,具有申请填报、逐级审批、打回申请、签批通过等功能。

  智能统计分析子系统对从分子公司采集到的数据进行各种要求的统计分析,然后展现给各位领导。实时的数据可以给决策者提供有效的数据支持,方便决策领导者管理。

  点燃希望 梦想成真

  “ERP+智能电子表单”构建的生产经营管理信息系统,为新希望集团带来了许多惊喜。比如,应用技术门槛低,通过所见即所得的方式,绘制信息采集表单,常用的电子表单一般业务人员就能编制,报表式样简单直观,查看报表操作简单,系统具有直观的报表呈现,如饼图、直方、折线等多种角度和形式,极大降低信息化建设和应用的技术门槛;海量数据方便分析比较,各分公司的数据全部包含其中,根据权限的不同可以查看权限内的所有报表数据,实现分片区、公司、品种、类别、时间等不同维度查询统计分析;不受地域限制,只要可以上网的地方,在权限许可范围内,就能安全实时填报各类经营数据;数据集成性、实时性强,每个子公司都通过该系统填报数据并与ERP系统进行数据集成,自动获取ERP系统中的销售日报数据并传递到南方总部,减轻工作量,节约了时间,同时保证数据的真实性;工作指导性强,关键生产经营管理数据一旦上报,在任何地方就都可以安全、实时查询,方便各级领导和管理人员根据数据分析,并指导各级公司、部门的生产经营管理;信息填写错误率低,员工在填写表单过程中,系统提供实时信息校验,并提供诸如智能提示等多种辅助手段,保证使用者能够轻松快速地填报信息,确保收集到的信息质量。

  新希望集团生产经营管理信息系统以书生SEP技术为基础,设计灵活,随需应变,实施迅速,超越各种静态电子文档和传统ERP表格定制式开发的局限,使基于动态交互式文档构建系统成为可能。

  新希望集团采用书生智能电子表单构建的生产经营管理系统体系架构

  记者手记

  迂回到罗马

  ERP一期、ERP二期、ERP三期……许多企业的信息化建设在延续这样的发展道路。企业规模的不断壮大以及ERP实施的特点,使这种模式成为必然。在ERP实施后,一些功能尚不完善,这时,许多企业走上了继续实施ERP二期乃至三期的路子。不过,冷静看一看,其实,尚不能实现的这些功能,其实或许还有更好的解决方法。新希望集团针对ERP实施后,数据不能集中采集和分析,没有继续上ERP二期,而是选用书生智能电子表单系统,迂回到达罗马,省了钱也省了时间。不过,用户分两次选型和实施,还有一些麻烦。任何事物都不是万能的。注重流程的ERP系统,对数据的采集、分析及表单生成都不够灵活。这时,如果ERP可以和智能表单、BI等功能融合在一起,一次性销售给用户,对用户来说将是一个福音。据书生公司副总裁刘伟东介绍,与众多合作伙伴协作集成销售也正是书生电子表单目前的推广策略。


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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