揭秘ERP合同签订的六大陷阱及应对策略

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国内ERP产品层出不穷,占据了软件市场的近半壁江山,但部分产品在质量上也存在很大隐患――无论小的还是上规模的产品,都存在同一个问题,那就是产品的稳定性。

  ERP产品如果不稳定将为企业带来哪些影响?企业如何辨别ERP是否稳定?笔者在此为您做一分析。

  ERP不稳定的致命影响

  众所周知ERP软件更新换代比较快,处在不停升级、不停打补丁的状态中,这导致软件的稳定性比较差。而新产品发布后,企业往往是试用的对象,而系统的不稳定,经常给企业带来了很多麻烦。

  核算数据不准确影响报表的正确性;出入库不严格,车间多领料,造成仓库多发或少收的现象,导致企业仓库数量及应收、应付账款不准确;账实不相符,不能正确提供制订计划用的参考数据等,这些都是ERP系统不稳定造成的直接后果。更为严重的是系统性能低甚至瘫痪,导致不能开单,造成业务停滞,业务人员无法正常工作等。因此稳定性对ERP软件来说是第一位的,不稳定是其致命的缺陷。

  如何考察ERP的稳定性

  方法一:重点测试。ERP产品大都具有较强的通用性,虽然不能完全适应于某个行业,但它可以涵盖大部分企业的大部分业务,而且企业实施ERP周期一般不会太长,所以在时间紧任务重的情况下,要重点地验证软件性能,针对本企业的流程对软件做单元测试、压力测试及全面测试等。

  企业在没有使用软件前很难测试ERP的稳定性,因为上线前期一般都比较忙,无论甲方还是乙方在上线前一个月都要投入不少精力做支持。通过这一个月的应用,企业往往才能真正了解ERP软件的质量,这个时候,还愿不愿意投入成本去做测试,成为企业重点考虑的问题。

  方法二:全系统测试。考察软件的稳定性是一个长期持续不断的过程,贯穿整个软件的生命周期。企业从系统上线、试运行到正式运行,甚至完全甩掉手工账,整个期间软件的稳定性都是一个不容忽视的问题。验证软件稳定性的最常用方法就是软件原型测试,由于ERP系统是信息集成系统,所以在测试时,应当是全系统的测试,各个部门的人员都应该同时参与,这样才能理解各个数据、功能和流程之间相互的集成关系。

  测试时,找出不足的方面,提出解决企业管理问题的方案,以便提出对软件的改进措施;然后再模拟运行,在基本掌握软件功能的基础上,按企业的业务流程模拟操作,选择有代表性的业务,将各种必要的数据录入系统,按企业日常工作中经常遇到的问题,组织项目小组进行实战性模拟,并根据发现的问题及需求,由项目小组制定解决方案。

  问题的范围一般有软件BUG、流程不完善、误操作、客户需求等等。经过一段时间的摸拟运行后,根据企业提出的一些问题结合项目小组制定的解决方案来制定相关的工作准则与规范。因为软件的应用与企业的管理是相辅相成的,误操作、重复录入数据等都会引起数据的准确程度,导致软件的不稳定,所以制订严格的管理操作流程,防止因误操作而导致数据方面的问题。

  软件不稳定的根源在哪里?

  虽然有一些测试的方式可以帮助企业考察ERP的稳定性,但如果企业能预先了解到其不稳定性的原因,再因地制宜地进行选型,将会事半功倍。

  ERP不稳定的原因来自外部和软件厂商内部两方面。

  外部因素

  ①恶性竞争。国内很多ERP产品在有些功能上是完全相同的,就连思路也是大同小异,很少有创新的东西,一家出来后,不出一年,另一家也会出来,产品更新换代非常快。由于图一时之利,产品不稳定也就在所难免。

  ②客户需求。客户提出的需求多种多样,在软件使用过程中,由于业务的变化及对软件的熟悉程度,原来的一些功能可能满足不了客户的需要,迫使客户提出很多易用性或完善性的需求,这些需求处理不好就成为软件稳定性的一种隐患。

  ③项目压力。项目是任何软件公司赖以生存的根本,现在国内大部分的软件企业都是做项目起家,根据项目逐渐提炼,最终形成产品,所以说产品的很大一部分改动源于项目,只要项目上有需求,都要想办法解决,这也是很多软件企业的宗旨。但这种现象也造成了不可估计的损失,产品越改需求越多,越改越乱、越改越不稳定,不仅导致项目周期拖延,还对产品造成致命的冲击,最终越陷越深。

  内部因素

  ①分析设计阶段。搭建系统架构在此阶段完成,包括需求规格说明书、详细规格说明书、数据结构等文档的编写。在企业里一般分析设计人员由资深的软件开发人员兼任,但往往这部分人跟客户交流的机会少,缺少一线项目经验,设计出的软件也是参考了很多竞争对手的资料或实施、售前人员反馈的需求及平常自己的一些经验而来,在开发阶段可能问题不大,但在客户使用后,进入维护阶段就经不起考验了,使用一段时间后,最终可能要推倒重来。

  ②开发阶段。开发阶段最常见的问题是没有设计文档就写程序,等程序写完后再补设计文档,这样往往造成代码冗余,严重者往往会推倒重来,做无用功。所以开发阶段能否按照分析设计阶段编写的文档严格执行很关键,能否理解设计者的思路也很重要,这个阶段的工作直接会影响到产品的发版及以后的维护工作。另外此阶段的单元测试也很重要,不愿测自己写的程序也是开发人员的通病。

  ③测试阶段。发版前的测试一般由专门的测试部门来完成,开发人员辅助处理测试出的问题及指导测试工作,但测试人员水平有高有低,往往有些测试人员对软件功能不熟悉,无从下手,测试出的问题也都是低级题。

  陷阱五:年度技术支持,服务方式避重就轻

  由于ERP项目比较复杂,在项目成功后,还会出现一定的问题。所以,企业一般在项目完成后,还会跟软件提供商签定年度支持服务合同。按照行业惯例,软件供应商一般按照软件使用费的百分比计算年度支持和维护费用。

  有些软件供应商在合同中,没有明确服务的方式,或者故意不明确服务方式;有些供应商虽然注明了服务方式,但一般都是通过电话、EMAIL、远程控制等方法提供服务,一但客户需要上门服务就要加收昂贵的上门服务费。

  应对措施:

  ① 合同中明确提供服务的方式,特别要注意,约定上门服务是否为免费服务,因为对ERP来说此类服务往往是必须的。如果上门服务收费,需要商定一年几次免费上门服务,超过次数的收费标准等。把主动权掌握在自己手中;

  ② 还要明确年度支持和维护费用的收取方式,是固定费用还是每年调整;

  ③ 要明确具体包括哪些服务内容,如二次开发支持、升级后新功能的培训、定期培训班等等。

  陷阱六:新增用户许可证,购买不打折

  市场上大部分ERP产品按用户数量收取软件费用。用户一次性购买的用户数量越多越,优惠,但合同中往往不会标明用户数量增加所需要的费用。因此,当企业需要增加用户数量时,供应商往往一点折扣都没有,甚至会随着软件市场价格的提升,价格还会有所提高。

  应对措施:

  在签定合同时,要预计可能需要的用户数。同时,在合同中明确,以后用户数量增加所需要的费用,最理想的是争取到跟一次性购买相同的优惠价格。

 


本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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