临危受命 失败的ERP项目如何能获新生

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所属分类:ERP

 “天将降大任于斯人也,必先苦其心志,劳其筋骨,饿其体肤……”。我正在体会这句古语的味道。近日,公司委派我负责重启公司失败的ERP项目。公司此前所进行的ERP项目由于各种阻力障碍而被迫失败暂停,原ERP项目经理在感觉到回天无力加上受不住项目暂停的打击而辞职走人,留下一个烂摊子的半截子ERP项目。

    该ERP项目在前任项目经理的领导下经过调研、分析、设计、实施等活动,各项实施工作都进行得有条不絮,轰轰烈烈的ERP上线活动拉开序幕,似乎一切都在稳步推动中。可是随着项目进程的深入,问题开始逐步暴露,经过半年时间反反复复的实施,项目不但没有顺利的按预期完成,项目成本超出预算,连员工也对项目失去了信心。
    临危受命,分析项目何以深陷失败的困境
    散会后,我在空旷的会议室里陷入了沉思。凭直觉我感到这个ERP项目将是我的一个巨大考验。项目在一个地方失败不可怕,可怕的是继续犯同样的错误而失败。因此,现在最需要进行的是项目失败因素分析:究竟是前任项目经理个人能力问题,还是公司业务流程缺陷问题。经过多次的深入讨论和反思总结后,发现原来的ERP项目在以下几个方面出了问题:
    (1)项目计划严重缺失
    在项目重启动前,我第一步的行动是召集各部门的业务代表和项目组成员来研究和分析。经过甄别、区分、确认乃至唇枪舌战,当终于把整个项目理出一个具体的视野和工作大纲时,我给吓了一跳。原来这个项目竟然是处于一种严重混乱无序的状态。例如,整个项目在开始的时候就已经表现为计划缺失,而且随着实施进度的深入,分歧和差异化越来越大。没有人知道具体实施计划是什么,从原有组员口中得知ERP实施一直如期进行,但却从来没有任何进度报告,更不用说定期的进度汇报。在组员的意识中,他们不需要管任何事情的,除了忠实的执行前任项目经理吩咐的口头事情。
    (2)项目成员人心涣散
    在还没有理清原项目错综复杂的关系时,接着我又发现公司人员和ERP项目小组团队另一个很明显的特点:人员流动量大。通常一个技术和操作人员在公司里待的时间不超过一年。这是由于企业的薪资待遇不理想所造成的,加之老总认为技术和操作人员能做的事情谁都可以做,来去都无所谓,这使得ERP系统在推行的过程中遇到极大的阻力。又由于操作人员本身的素质不太高,离职又非常迅速。尽管有一些培训,但新人上手需要相当长的时间来磨合与适应,结果人心涣散的团队和人员也就成了项目最头痛的问题。
    (3)没有制定明确的岗位职责
    前期ERP项目带来的失败, 让大家都产生怀疑和不满。在与组员沟通中我了解到,前任项目经理由于没有制定各职位和岗位相应的实施责任和权限,在实施过程中常常表现为执行不力,人浮于事。即使某些项目组员具备了较强的实施技能和经验,但因为没有积极主动的态度,也就没有强烈的责任感,大家都处于等待的状态,都希望别人来“帮助”自己,或者各方都不主动去协调和催促对方,结果是大家都在等待中无端地消耗掉宝贵的时间,等来的就是项目失败。
    (4)缺乏项目制度的保证
    还有更严重的情况使我感到有些手足无措,就是原项目实行的是“人治”管理,缺乏“法治”的项目管理制度。一般来说,项目是复杂的,ERP实施项目更为复杂,没有完善的实施制度作保证,实施工作根本没法高效的推进。为此我设计了一个简易的调查表格,主要是对项目制度的认识,当然还包括收集对策和建议的内容。然后,安排了解各组员一起按检查表内容整理出一份调查记录。结果这一套流程进行下来暴露了不少问题,都是前一阶段遗留下来的制度缺失的问题。例如,当项目步骤、活动、工作和责任没有明确的实施制度保证时,随意实施就会越来越多。而且调查表明,制度缺失造成的随意性加速了项目失败的速度。实际上,当没有实施制度来保驾护航时,就不能产生强有力的执行力,那么所有的实施都只会成为一句空话。
    ERP项目再上路,重获新生有技巧
    暂停失利的ERP项目犹如一个患者,不管造成烂摊子的具体原因是什么,得了病需要先控制病情不再恶化,因此止住项目恶化和蔓延是首要关键。然后再分析项目瓶颈及问题症结所在,给大家一个可以顺利完成项目的预期大饼,才能重整团队再上路继续完成项目。在征集大家的经验和建议后,我们采取的主要措施有以下几点,这里与大家共同分享:
    (1)处理好遗留问题,分析项目失败瓶颈
    重新启动项目的前提是要先解决好遗留问题。一般来说,失败前的实施相信也有很多工作已经完成。因此,重启一个失利的ERP项目,首先要做的是从头开始深入了解这个失败的ERP项目,尽快明确细节和进度,考虑到失利的项目重启后肯定是时间紧、任务重,因此快速地查找问题所在是核心一步。其中,最重要的是把前面已经完成的进度重新进行“梳理”,分析项目瓶颈及问题范围。例如,如果是项目操作的问题,那就看是项目管理不善还是运作不力的原因,然后相应地调整思路,运用与前任不同的战略战术,对症下药,有的放矢,才会有“柳暗花明又一村”的效果。
    (2)重新明确项目目标
    解决好项目遗留问题是重新启动烂摊子项目的基础,也是关键所在。但是光解决好项目遗留问题还是远远不够的。接下来该做什么呢?我认为新一轮的项目计划里要把项目目标重新分解,并制定切实可行的落实措施,对具体的问题要根据现实情况做出合理的选择。因此,重启失利的ERP项目,重新明确项目目标十分重要,以此来重新定义项目的范围、内容,这是必不可少的工作。而且不能一味地跟随前任的思路,否则一定会重蹈覆辙,必须把眼光放开,但不是推倒重来,甚至否决前面所有的工作。其次,要了解手头上拥有的各项资源,包括人力、物力、财力等。最后,还要确认目标的先后重要次序,必须明白哪些目标是要必须实现的,哪些目标是可有可无的。
    (3)重组项目团队,提升团队士气
    ERP项目实施不能只依赖于个体能力,发挥团队的力量才是根本所在。如果项目团队士气低落,那么新任项目经理将会遇到很多的困难和阻碍。因此,项目经理上任伊始应要花较多的精力去了解各团队成员的作用,哪些成员是对项目实施有利,哪些成员是“鸡肋”的。一定要明确各实施成员的工作职责,建立起各相关人员的联络通道,以形成良好的沟通渠道。同时,在重新成立的团队中还需要考虑项目人员配置是否合理,必要时应该注入新的力量,以提高团队的活力。这个时候千万不要一味抱怨接“烂摊子”,要展现信赖,促进新团队团结,让新老成员都觉得对他们有信心。所以,在重组项目团队时,提升和激励士气是重中之重。
    (4)加强对项目里程碑的审核和控制
    重新启动的项目要在每个关键点设立里程碑,要对每一阶段的工作进行严格的审核和评审,要保证前一阶段的问题不会被传递到下一阶段,要通过对关键环节进行控制以保证项目质量和项目进度。严格按时间进度进行阶段性验收,把能先摘的成果先摘下来,以胜利来激励士气。
    总而言之,正如俗话说的那样“失败乃成功之母”,只有通过对陷入困境的ERP项目深入的反思和吸取教训,才能避免失利重蹈覆辙。只有齐心协力明确目标,重启的ERP项目才能走出困境重获新生

本文出自:亿恩科技【www.enkj.com】

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